Lind & Risør har 220 anställda hantverkare som måste få betalt i tid var fjortonde dag. Tidigare tog det upp till 9 timmar att behandla hantverkarnas tidrapporter. Med Intempus har företaget halverat tidsåtgången för lönehanteringen och löneprocessen har blivit mindre stressig.

Under många år använde Lind & Risør fysiska tidrapporter i pappersform för att hålla reda på hantverkarnas arbetstider och frånvaro. Var fjortonde dag lämnade hantverkarna in sina tidrapporter. Och var fjortonde dag ägnade bokföraren Dorthe Jaes upp till nio timmar åt att först läsa kråkfötter som ristats in i ett skjul och sedan föra in timmar, semester och sjukdom i Lind & Risørs bokföringssystem. Timmarna måste också föras in i rätt byggärende så att bokföringen kunde göras upp för det enskilda ärendet.

“Jag var ganska upptagen var fjortonde dag. På måndagar och tisdagar svarade jag knappt i telefon, och jag var tvungen att vara helt avstängd eftersom jag var tvungen att få det gjort - lönen skulle betalas ut.” Dorthe Jaes förklarar.

Arbetarnas timmar gick igenom flera lager innan lönen kunde betalas ut, vilket gav flera möjligheter till fel. Om timmarna inte stämde fanns det bara ett sätt att ta reda på var felet låg: att bläddra igenom stapeln med tidrapporter för de 220 anställda.

“Det var väldigt manuellt”, säger Dorthe Jaes.

Lind & Risør ville skära bort ett lager från löneprocessen och spara tid på löneutbetalningarna. Detta startade sökandet efter ett digitalt tidrapporteringssystem.

Varför Intempus?

Först och främst måste tidrapporteringssystemet vara enkelt för hantverkarna att använda på plats. Det skulle också kunna hantera olika anställningsvillkor, projekt, ärenden, frånvaro och semester samt synkroniseras med ärendesystemet Navision.

“Och det måste vara enkelt för mig som administratör”, säger Dorthe Jaes.

Hon tycker att Intempus administrationssida är tydlig och enkel att använda. Intempus sökfunktion och möjligheten att sortera rapporter gör att man snabbt kan få en överblick över hantverkarnas timmar de senaste 14 dagarna.

“Du sorterar snabbt de kolumner och den information som du vill använda för löneutbetalningen, och när du har gjort det är det bara att scrolla neråt på sidan”, förklarar hon.

“Och om det är något som är fel är det lätt att hitta det igen. Om de registrerar timmar på ett annat ärende så märker jag det. Då kan jag snabbt ta reda på det och ringa dem och säga “Hej, den 15 mars registrerade du timmar på det projektet - stämmer det?”, säger Dorthe Jaes.

Färre fel och mindre stress med Intempus

Dorthe Jaes upplever nu mycket färre fel i hantverkarnas timmar. Tidsregistreringarna för Lind & Risørs hantverkare är nu mer exakta än de var med tidrapporter.

Genom att införa Intempus som en del av den interna tidrapporteringen har företaget halverat den tid de lägger på löneutbetalningar till sina hantverkare. Dorthe Jaes behöver inte längre bli avbruten var fjortonde dag på måndag och tisdag. Istället kan hon hålla ett öga på om hantverkarnas inmatningar är korrekta och hantera eventuella problem som kan uppstå.

“Och det har bara gjort det mindre stressigt, eftersom det finns mer tid den dag jag gör lönehanteringen”, säger Dorthe Jaes.