Med en växande personalstyrka följer en växande administrativ uppgift. Programvaruföretaget EkkoApp har anförtrott denna uppgift till Intempus, vars automatiserade processer gör tidrapporteringen enkel och effektiv. Intempus hanterar medarbetarnas arbetstider, frånvaro och löner - vilket frigör tid för att fokusera på kärnverksamheten.
En av de viktigaste funktionerna som gör livet enklare för EkkoApp är autoregistrering.
Auto-registration säkerställer att de anställdas arbetstider registreras automatiskt. På EkkoApp är medarbetarnas normala arbetstid satt till 7,4 timmar per dag från 09:00 till 17:00, vilket ger en 37-timmars arbetsvecka. När medarbetarna går hem på eftermiddagen öppnar de sin app och godkänner de fördefinierade timmarna. Om de arbetar utanför den schemalagda tiden tar det bara några sekunder att ändra tiden i Intempus-appen.
“Auto-registrering är meningsfullt för oss eftersom de flesta av våra medarbetare kommer och går vid samma tid nästan varje dag. Och vi är bara tjänstemän, så det ska vara så enkelt att du bara öppnar appen så har den registrerat dig”, säger Henrik Jensen, VD och grundare av EkkoApp.
Med andra ord: Med automatisk registrering behöver medarbetarna knappt oroa sig för att registrera sin arbetstid. Intempus gör processen enkel och automatiserad.
Administratörens högra hand
Intempus hanterar inte bara automatiskt de anställdas arbetstider. Det håller också reda på medarbetarnas flextid, semester och sjukdom. Auto-registreringen gör det enkelt att hantera detta. Om en medarbetare är sjuk registrerar de det själva i Intempus och arbetstiden ersätts med sjuktimmar. Samma sak gäller för semester.
Övertid kan vara nödvändigt under perioder med hög belastning. Under andra perioder finns det utrymme för kompensationsledighet, och för Henrik Jensen är det viktigt att medarbetarna känner att det finns utrymme för flexibilitet i arbetsdagen. Intempus vet i förväg hur många timmar medarbetarna kommer att arbeta, och därför räknar systemet automatiskt ut medarbetarnas flextid. Om en medarbetare arbetar mer än sina schemalagda timmar tilldelar Intempus automatiskt flextimmar. Och om en anställd tar ledigt drar systemet automatiskt av timmarna från ledighetskontot.
“Det är magiskt om man väljer att ta ledigt - det händer helt av sig självt!” säger Henrik Jensen entusiastiskt.
Intempus tar därför en stor administrativ börda från Henrik Jensens axlar, och systemet frigör mental energi i vardagen.
“Det är helt registrerat i Intempus”, säger Henrik Jensen och fortsätter:
“Det finns så många integrationsmöjligheter för löner och projekthantering, och det har gjort en enorm skillnad när det gäller den mentala aspekten, där man hela tiden måste komma ihåg. Det behöver man inte göra nu”, säger han.
De automatiserade processerna sparar mycket tid och utgör ett viktigt stöd i hanteringen av de administrativa uppgifterna. Och alla uppgifter om de anställdas arbetstider, frånvaro och sjukdom kan enkelt skickas till EkkoApps lönesystem.
“Att ha det automatiserat sparar tid, det ger mig sinnesfrid och saker och ting görs rätt. Jag behöver inte ha en liten bokföringsexamen. Istället har jag ett program som jag kan luta mig mot, som kan alla regler och gör det rätt”, säger Henrik Jensen.
Från fingertoppskänsla till verklig överblick
När man frågar Henrik Jensen vilket behov Intempus fyller för EkkoApp är svaret tydligt:
“Intempus ger en tydlig översikt över den tid som läggs på projekt, men också översikten för medarbetarna”, säger han.
Men det har inte alltid varit så här.
“Vi har tidigare haft en elastisk lösning där vi sagt att “det löser sig i slutändan””, säger Henrik Jensen.
Tidigare hade EkkoApp inga officiella riktlinjer för hur medarbetarna skulle registrera sin tid och hålla reda på flextid, semester och sjukdom. Det innebar t.ex. att medarbetarna under extra hektiska perioder med extra arbetsuppgifter ombads att registrera övertid och ledighet i ett Excel-ark. Vissa använde kalkylbladet, andra skrev i ett anteckningsblock och ytterligare andra använde det mest lättillgängliga verktyget - sitt minne. Det fanns en tendens till att timmarna mättes instinktivt. Att jonglera med Excel-ark, anteckningsblock och minnen riskerade att leda till att de registrerade timmarna för både medarbetarna och Henrik Jensen gick förlorade. Nu hanterar Intempus dessa uppgifter i stället.
“Plötsligt har vi en helt annan överblick”, säger Henrik Jensen. Och när medarbetarna kommer och frågar honom om de har en eller tre semesterdagar kvar till nästa semester och hur många flextimmar de kan använda i morgon, kan han nu svara:
“Titta i din Intempus-app!”
Varför Intempus?
Henrik Jensen förklarar att Intempus valdes som tidrapporteringssystem på grund av dess användarvänlighet. Som programvaruleverantör vet han av erfarenhet att en bra användarupplevelse gör att användarna stannar kvar.
“När man själv utvecklar programvara tror jag att man får en arbetsskada som gör att man när man tittar på andra program snabbt inser: Är det här coolt att använda, är det enkelt, är det intuitivt? Och det var det”, säger Henrik Jensen om Intempus och fortsätter:
“Om det är enkelt och intuitivt kommer medarbetarna att få det gjort, men om det är lite krångligt tycker de att det är irriterande. Så det var användarvänligheten som till slut fick oss att välja Intempus”, säger han.
