Med mer än 50 års erfarenhet är TRASBO ett av de äldsta serviceföretagen i landet. Men i takt med att de blev ett modernare företag och växte till över 100 anställda ökade också deras behov av ett system som kunde hjälpa dem att hålla reda på arbetstider, ersättningar och frånvaro samt olika kollektivavtal. För detta valde de Intempus med integration till Business Central och Danløn.

Serviceföretaget TRASBO grundades 1970 och är specialiserat på fastighetsservice, kommersiell städning, fönsterputsning, mattvätt, privat städning samt tvätt- och kemtvättstjänster. Fram till 2022 var planeringen och tidsregistreringen för de över 100 medarbetarna mycket mer manuell. Christina Søs Guldhammer, biträdande direktör på TRASBO, förklarar: 

“Innan jag började i juli 2022 var tidrapporteringen och skiftplaneringen mer manuell. Vi var tvungna att registrera mycket information på flera olika ställen, vi lade ner mycket tid på intern samordning och saknade en heltäckande översikt.” 

Christina började på TRASBO som projektledare i juli 2022 för att leda en digital transformation på företaget. När hon undersökte marknaden för system som kunde underlätta tidsregistrering och planering av arbetstid fanns det flera behov som behövde tillgodoses. TRASBO:s medarbetare är anställda på olika kollektivavtal med många olika tillägg - som kvällstillägg, natttillägg och övertidstillägg - och det var därför avgörande att hitta en lösning som kunde hantera dessa.

Flexibel lösning med app och terminal 

Valet föll på Intempus, framför allt för att användargränssnittet är så enkelt, modernt och lättillgängligt, förklarar Christina. "Men också för att det var möjligt att hantera deras olika kollektivavtal och tillägg i systemet. Idag har de en flexibel lösning med 2 konton, där 30 av de anställda registrerar tid och frånvaro via en fysisk terminal som finns på deras tvätteri, där de har sitt vanliga arbetsflöde. De resterande medarbetarna som kör ut till kunder och löser serviceuppgifter här registrerar via Intempus-appen. På så sätt fyller olika delar av systemet olika behov. Enligt Christina har övergången till både appen och terminalen varit nästan sömlös för medarbetarna: 

“Det har varit förvånansvärt enkelt för våra medarbetare att vänja sig vid Intempus. Appen är väldigt intuitiv och det har nästan inte varit någon tvekan om hur den fungerar. De som använder terminalen har också appen installerad, så att de kan hålla koll på hur många timmar de faktiskt har arbetat.”

Ur ett administrativt perspektiv har systemet bidragit till en bättre överblick över till exempel frånvaron i organisationen: 

“Eftersom allt registreras i ett system är det lätt för oss att få en överblick över sjukfrånvaro, semester osv. Vi kan få en status på ett antal olika parametrar mycket snabbare.

Fler arbetsdagar sparas varje månad 

När medarbetarna har registrerat sin arbetsdag i Intempus skickas uppgifterna automatiskt till administratörerna för godkännande och synkroniseras sedan med deras lönesystem Danløn. Det automatiska utbytet av data har besparat TRASBOs administrativa avdelning en hel del skrivarbete och upp till flera arbetsdagar i månaden, förklarar Christina: 

“När det gäller löneutbetalningar har vi sparat flera dagar i månaden eftersom vi slipper allt skrivande.”. 

Dessutom har Intempus skapat större transparens kring hur många timmar de olika medarbetarna har arbetat och med vilka projekt. Detta används också som underlag vid fakturering till kunder.

Faktureringsprocessen har också effektiviserats genom integrationen mellan Intempus och affärssystemet Business Central. Kund- och projektdata överförs automatiskt från Business Central till Intempus, så att de bara behöver skapas en gång. Även ändringar synkroniseras. Men det fungerar åt båda hållen", säger Christina:

”De utförda arbetstimmarna kommer tillbaka från Intempus till Business Central - och man kan till och med arbeta med framtida planerade aktiviteter, analysera kapacitet och beräkna ekonomiska prognoser.”.

Tillgängligt stöd

Om det dyker upp frågor eller nya önskemål om systemet har Christina alltid kunnat nå en supportmedarbetare på Intempus: 

“Supporten är alltid tillgänglig och jag upplever att de alltid svarar snabbt och följer upp saker. Om de till exempel behöver kontrollera om någon av våra önskemål kan uppfyllas, så återkommer de alltid”, avslutar Christina.