Med en personalstyrka på 140 personer av olika nationaliteter och ett behov av att registrera allt från aktiv arbetstid, körtid och övertid till material- och maskinförbrukning, var det viktigt för det rikstäckande landskapsarkitektföretaget BF Anlæg att ha ett flexibelt tidrapporteringssystem som kunde stödja deras arbetsdag och ambitioner för framtiden. Detta fann de i Intempus tidrapporteringssystem med integration till ekonomisystemet Uniconta.

I nästan 30 år har BF-Anlæg erbjudit ett brett utbud av landskapsarkitekturtjänster, inklusive trädgårdsplanering, häckklippning, gräsklippning, beskärning av träd och buskar, anläggning av terrasser, stigar och trädgårdar samt underhåll av planer och arenor för både privata och kommersiella kunder. Idag har företaget 140 anställda på 3 avdelningar i Viborg, Randers och Køge, varifrån deras erfarna team av landskapsarkitekter arbetar med att skapa, ge råd, service och underhålla anläggningar för kunder över hela landet.

I början av 2021 bytte de till Intempus med det integrerade ekonomisystemet Uniconta eftersom de behövde underlätta de manuella arbetsflödena i samband med tidsregistrering och löneutbetalning, och för att det skulle bli lättare att hantera de många projekt som deras timanställda arbetar med. Lise Munch Kjeldsen, HR- och marknadschef på BF-Anlæg, förklarar.

“Innan Intempus blev en del av företaget hade jag stora högar med pappersarbete, e-postmeddelanden och sms från anställda som behövde sorteras, så vi behövde ett system som kunde göra tidrapporteringen enklare och mer hanterbar. Det fick vi med Intempus med integration till Uniconta”, säger hon.

De behövde också ett system som kunde hantera flera språk eftersom flera av deras anställda är polacker. Så innan de bytte till Intempus tog det relativt lång tid att förklara för de polsktalande medarbetarna vad de olika termerna på lönebeskeden betydde. Den tiden har de sparat in nu.

Modern lösning för en gammalmodig bransch

Att anpassa sig till en mer modern, digital värld är viktigt - kanske särskilt för byggföretag, eftersom byggbranschen generellt sett är en gammaldags bransch. Digitala system för att hantera administration och dagliga arbetsflöden är en självklar väg att gå. Detta har verkligen varit BF-Anlægs erfarenhet, där de har känt hur lösningen från Intempus och Uniconta har gjort datahanteringen enklare och stöttat deras vision om att bli ett modernt byggföretag:

“Om du vill driva en sund verksamhet är vägen framåt att få kontroll över dina data. Och det innebär att skaffa system som kan prata med varandra och hjälpa till att minimera fel och manuella arbetsflöden. Vår integration mellan Intempus och Uniconta innebär att det rapporterade arbetet enkelt kan föras över direkt till ekonomisystemet med bara några klick, så att man alltid kan hålla koll på statusen i de olika projekten”, säger Lise.

Flexibel lösning som kan anpassas för olika godkännare

Både de anställda och de avdelningschefer som måste godkänna det rapporterade arbetet har tagit till sig systemet, säger Lise:

“Jag får sällan frågor om systemet från medarbetarna eftersom det är så användarvänligt. Det är väldigt enkelt att registrera timmar och material på de olika projekten, och det fungerar oavsett om det är våra danska eller polska medarbetare som arbetar med projekten”, säger Lise.

Olika avdelningschefer kan ha olika krav på filtrering av rapporter, projekt eller medarbetare i sin godkännandeprocess. Men med möjligheten att skapa filter och bokmärken i systemet har det inte varit något problem att tillgodose de olika behoven.

“Jag förstår att olika avdelningschefer kan ha olika behov av vad som ska visas i systemet när de går in för att godkänna eller planera. Så jag brukar fråga dem: “Vad behöver du?” och sedan visar jag dem hur de genom att skapa filter och bokmärken enkelt kan få en anpassad vy av systemet. Och då inser de snabbt hur smart det är och sedan rullar det bara på”, förklarar Lise.

Lösningsorienterad support som driver din verksamhet framåt

När administratörer eller medarbetare har frågor eller önskemål om systemet som de inte själva kan hitta en lösning på, har de alltid mötts av ett lösningsorienterat stöd:

“Om det finns frågor som vi inte själva kan hitta svar på vet jag att jag alltid kan ringa ert supportteam, som kan hitta en lösning för att ge oss den data vi behöver. För det är så det går till: vi blir mer och mer datadrivna, och vi behöver naturligtvis ett system som kan anpassa sig till det. Och jag tycker alltid att supporten finns där för att hjälpa till. Jag tycker också att supporten har kommit med lösningar som driver oss ännu längre i rätt riktning”, avslutar Lise.