Med allt från utgrävnings- och projektarkeologer till arkivarier, historiker och administrativ personal på personallistan var det viktigt för Kroppedals museum att hitta ett flexibelt system som kunde hjälpa dem att hålla reda på de många projekten och anställda med olika kollektivavtal. Det hittade de i Intempus tidrapporteringssystem med integration till ekonomisystemet e-conomic. 

Kroppedal Museum ligger i Vestskoven strax väster om Köpenhamn - en plats med västregionens historia och astronomi i centrum. Varje dag arbetar cirka 24 medarbetare med att undersöka utvalda platser i området genom arkeologiska utgrävningar, att säkerställa bevarandet av kulturella och historiska värden och att kommunicera både gamla och nya berättelser från denna historiska och natursköna plats. År 2021 bytte de till Intempus med e-conomic-integration eftersom de behövde ett system som kunde hantera de många projekt som deras arkeologiska avdelning arbetar med. Michala Kure, som har varit redovisningschef på Kroppedal Museum i 3 år nu, där hon också har hjälpt till att implementera Intempus med integration till e-conomic med projekthantering. 

“När jag började för tre år sedan visste jag att jag var tvungen att hjälpa till att hitta en lösning som skulle göra det lättare att hantera de cirka 60 projekt som vi arbetar med på museet. Varje plats vi gräver på är ett projekt i sig, och vi behövde få en bättre överblick över dem. Och vi behövde något som kunde ersätta all den extra tid vi lägger på att hantera projekten i Excel, samtidigt som vi minimerade risken för manuella fel”, säger Michala Kure, redovisningschef på Kroppedals museum.

Flexibel lösning för projektledare och arkeologer i fält 

Projektledarna och övriga medarbetare på Kroppedals Museum har tagit systemet till sig. Först och främst har lösningen gjort det lättare för projektledarna för de olika utgrävningarna att hålla en löpande överblick över projekten. Tidigare behövde de bara få projektrapporter en gång i månaden, men nu kan de ta ut dem ur systemet när de vill: 

“Projektledarna kan nu gå in och ta ut projektkort löpande, så att de alltid kan få en överblick över vem som har arbetat med vilka projekt och hur mycket material, utgifter och fältbidrag som är kopplade till dem”, förklarar Michala Kure. 

Andra medarbetare, däribland arkeologerna, har också upplevt hur övergången till Intempus har gjort deras dagliga tidsrapportering mer flexibel.

“När våra arkeologer är ute och gräver har de bara sina telefoner med sig och kan rapportera omedelbart. De behöver inte en dator eller en plats med internet. Det fungerar riktigt bra”, förklarar Michala Kure. 

Samtidigt har hanteringen av utlägg blivit enklare. Till exempel måste arkeologerna få fältbidrag varje gång de gräver, så när de har registrerat detta i sin Intempus-app kan Michala Kure och den övriga administrationspersonalen enkelt upprätta listor och betala ut rätt lön. 

Säkert system och ökad tillgänglighet till data

Förutom bättre överblick för projektledarna och enklare tidsregistrering för arkeologerna har systemet bidragit till att minimera felen på den administrativa avdelningen: 

“Felen sker inte på samma sätt som tidigare. När vi först fick Intempus körde jag ett Excel-ark parallellt med projektledningen för att fånga upp eventuella avvikelser, men när något har hänt har det visat sig att det är de manuella åtgärderna som är felet. Inte i systemet. Det är betryggande och gör att jag litar på systemet”, säger Michala. 

Uppgifterna har också blivit mer lättillgängliga för medarbetarna. Till exempel kan medarbetarna nu se sina semester- och ledighetssaldon när de vill, istället för att som tidigare behöva involvera administrationen varje gång:

“Tidigare kunde medarbetarna inte se vilken semester de hade tjänat in eller hur mycket semester de skulle ha tjänat in vid ett visst datum i framtiden, så om en medarbetare behövde den översikten var vi i administrationen alltid tvungna att gå in och ta fram listorna. Nu behöver vi inte lägga tid på det. Och samtidigt kan vi känna att det skapar trygghet för medarbetarna själva att ha tillgång till uppgifterna”, säger Michala. 

Michala avslutar med att säga att nästa steg för museet är att få en integration med Dataløn, så att till exempel utlägg automatiskt kan överföras till lönesystemet. På så sätt kommer deras administration att löpa så automatiskt, säkert och smidigt som möjligt.