Tänk om din arbetstid registrerades automatiskt? På trädgårdsanläggningsföretaget Tolstrup A/S är detta verkligheten för deras 20 anställda. Schemalagd arbetstid registreras automatiskt och medarbetarna behöver bara notera frånvaro eller övertid. Den nya översikten över arbetstid, frånvaro och övertid uppfyller kraven i tidsregistreringslagen - och bidrar till att säkerställa välbefinnandet.

Med självregistrering uppfyller Tolstrup A/S helt och hållet lag om tidsregistrering för sina anställda. Arbetstiden registreras automatiskt utifrån en planerad schablontid. Det innebär att tidrapporteringen i sig inte tar så stor plats i tjänstemännens vardag.

“Det är inte något vi lägger mycket tid på att tänka på i vardagen, eftersom det fungerar som det ska. Det är verkligen skönt att det kan frigöra lite resurser så att vi kan fokusera på något annat”, säger Anette Andersen, HR-chef på Tolstrup A/S.

Självregistrering säkerställer välbefinnande

Implementeringen av automatisk registrering har haft positiva sidoeffekter som går utöver själva tidsregistreringen. Det är ett verktyg som hjälper till att säkerställa den viktiga balansen mellan arbete och privatliv på Tolstrup A/S, säger Anette Andersen. Med den automatiska registreringen är det nu enkelt för administrationen att få en överblick över medarbetarnas semester. När en semesterdag registreras förskjuts det planerade arbetet.

“Det var lite “lala” innan, men nu har vi en tydlig vision”, säger Anette Andersen och fortsätter:

“Vi kan hålla reda på de 25 semesterdagar du har rätt till. Tar man ut dem, eller tar man inte ut dem alls? Det är något vi måste prata om, för vi vill verkligen att våra medarbetare ska ta ut sin semester så att de också har energi till jobbet. Så det är något vi är glada över”, säger hon.

Ett värdefullt ledningsverktyg för att förhindra övertid

Auto-enrollment är ett värdefullt verktyg för ledningen för att säkerställa att de anställda följer reglerna 48-timmarsregeln. Denna funktion hjälper till att visualisera om en anställd arbetar för mycket.

“Det är ett ledningsverktyg som vi är väldigt nöjda med nu; vi kan göra justeringar och hjälpa medarbetarna att minska sin arbetsbelastning om vi kan se att någon arbetar mycket hårdare än de andra”, säger Anette Andersen.

Detta ger ledningen en bättre förståelse för tjänstemännens arbetsflöde. De kan nu se under vilka perioder arbetsbelastningen är som störst och när den avtar. Det innebär också att det nu finns mer transparens mellan anställda och ledning om tjänstemännens arbetstider. Men det är viktigt för ledningen att självregistreringen inte uppfattas som en kontrollmekanism - snarare tvärtom.

“Det ska vara en hjälp och ett extra verktyg för att säkerställa att välbefinnandet är som det ska vara”, förklarar Anette Andersen.

Enkel och användarvänlig efterlevnad av tidsrapportering

Under de senaste 10 åren har Tolstrup A/S vuxit snabbt. Landskapsföretaget har nu totalt 150 anställda och specialiserar sig på underhållstjänster för mark. De är fortfarande ett växande företag, och inköpet och implementeringen av ett nytt system behövde växa med verksamheten, förklarar Anette Andersen. Därför var användarvänligheten en avgörande faktor när de 2019 valde Intempus för sina timanställda. 

“Vi är glada över att det bara fungerar med en app, så att det finns i telefonen. Och man har ju oftast sin telefon i handen många gånger under dagen, så det är bara att klicka sig in”, säger Anette Andersen om hur enkelt det nu är även för tjänstemännen att registrera sin tid. Och deras arbetsflöden? De är i stort sett oförändrade.

Innan Tolstrup A/S införde självregistrering arbetade tjänstemännen med förtroende och frihet, säger Anette Andersen. Det gör de fortfarande i stor utsträckning efter implementeringen av autoregistrering.

“I själva verket har inte mycket förändrats för tjänstemännen där ute”, säger Annette Andersen om arbetsflödena efter implementeringen av autoregistrering.

Och det är det som är hela poängen med automatisk registrering: timmar registreras automatiskt och sömlöst.