Payview, ett konsultföretag som hjälper organisationer att bygga upp förtroendet för lönehantering, har vuxit från 1 till 30 anställda på bara 2 år. Med så mycket fart var det avgörande för dem att få en digital lösning som både kunde effektivisera deras arbetsflöde och vara flexibel när det gäller skalbarhet.

”Att vara en snabbväxande löne- och redovisningskonsult kräver en hög grad av skalbarhet i de primära självbetjäningsverktyg vi använder. Intempus har hjälpt oss att sätta upp backend på rätt sätt så att rätt godkännandeflöde, avdelningsvy och rapporter finns på plats och är skalbara”, säger Jesper Hatting, VD för Payview.

Med en digital lösning från Intempus och en integration till e-conomic-systemet lägger Payview nu mycket lite tid på daglig administration och tidrapportering:

“Vår tidsregistrering körs nästan automatiskt eftersom den är integrerad med e-conomic, så vi behöver inte lägga så mycket tid på den. Vi har sparat många timmar på fakturering, vilket är bra eftersom det är mycket dyrbar tid vid en kritisk tidpunkt i månaden’, säger Mathias Holbæk, Financial Controller på Payview. 

Tiden måste användas rätt

”Vi vet att tid är något vi lånar av våra medarbetare och därför måste den användas på rätt sätt.”, - Jesper Hatting, VD för Payview.

Att använda tiden väl innebär bland annat att administrativa uppgifter aldrig får ta fokus från uppdraget att skapa transparens i lönebildningen för alla intressenter. lönetransparens för alla intressenter. Och sedan Payview bytte till Intempus har flera av deras medarbetare, som tidigare använde större löne- och redovisningssystem, också kunnat intyga att deras arbete har underlättats med Intempus. Systemet gör det snabbt och enkelt för medarbetarna att komma åt sina egna timmar och registrera tid på projekt och kunder.

’’Tidsregistreringen är vansinnigt enkel i appen. Du trycker och sedan har du registrerat dig och du kan lägga till körning direkt, så det är bara så mycket enklare än många av de andra stora leverantörerna, där det är mycket Excel-baserat’, säger Mathias Holbæk.

Alla medarbetare har varit positiva till systemet, både för att det är enkelt att använda och för att arbetsflödena har blivit effektivare:

”Folk kommer från väldigt olika håll, och ingen har sagt ‘jag tycker att det är dåligt’. I ett företag som vårt med högt tempo, stora kunder och exponentiell tillväxt krävs det också ett system som fungerar, och det gör Intempus.’ - säger Mathias Holbæk.

På den administrativa sidan har Intempus också visat sig vara lätt att anpassa sig till. Till exempel har deras projekthantering och fakturering blivit märkbart enklare:

’’När det gäller projekthantering går det snabbt att fakturera eftersom vi inte behöver ta fram saker i Excel och skriva in dem manuellt - nu kan vi bara dra över dem. Det sparar helt enkelt en massa tid.” Jesper Hatting förklarar.

Och det är särskilt viktigt i ett företag som lever på att sälja timmar och lösa uppgifter åt kunder på projektnivå, understryker han.

En spännande framtid 

Framöver ser både Mathias Holbæk och Jesper Hatting potential för ett närmare samarbete med Intempus:

’’Vi ligger inte så långt fram i tiden, men vi räknar med att vara cirka 40-45 anställda nästa år och fortsätter att använda Intempus, helt enkelt för att det är fantastiskt bra. Jag tror också att systemet skulle fungera om vi hade 100-200 anställda, just för att vi är ett konsultbolag och måste registrera tid och sortera timmar per kund. I så fall är det ett väldigt självklart system”, säger Mathias Holbæk.

Payview kommer snart att ha en integration från Intempus till sitt lönesystem, så att frånvaro och KM-pengar kan registreras via Intempus. Detta gör att de kan använda Intempus som en enda kontaktpunkt för sin administrativa datafångst.