På Agerskov Consulting har de gått ifrån tung, manuell tidsregistrering i Excel. Med Intempus har de en bättre överblick över människors tid och frånvaro - vilket är viktigt när man är ett företag där administration är i fokus.
I Grönlands huvudstad, Nuuk, finns Agerskov Consulting. Företaget arbetar med fastighets- och företagsadministration – därför går hälften av deras verksamhet ut på att administrera fastigheter och bostadsrättsföreningar och den andra hälften på bokföring och löner, vilket är en uppdelning som företagets 14 medarbetare också fördelar sin arbetstid efter. Med ett så stort fokus på administration var det helt avgörande att företaget skaffade sig ett tidregistreringssystem som kunde ge överblick och som samtidigt var lätt att använda.
“Vi så oss om efter ett nytt tidrapporteringsprogram för att göra det lättare att hålla koll på timmar på de företagskunder som faktureras på timbasis. Så det var primärt för att kunna göra denna process mycket enklare och för att hålla koll på förbrukningen på våra fasta avtal”, säger Victoria Svendsen, som är direktör i Agerskov Consulting.
Den goda översikten över folks tid och frånvaro var dock också en viktig faktor för Agerskov Consulting. Med det nya systemet önskade de att komma bort från de tunga Excel-ark.
Systemer ska kunna “prata med varandra”
Efter grundlig forskning av möjligheter för digital tidregistrering föll valet på Intempus. Victoria Svendsen hörde första gången om Intempus genom en av sina snickare, som hade goda erfarenheter med systemet och dess möjligheter för att enkelt fakturera med e-conomic. Detta fick Victoria att titta närmare på Intempus. Idag förklarar hon, att särskilt möjligheten för integration till e-conomic och GPS-spårningsfunktionen i Intempus var viktiga för Agerskov Consulting.
“Ett tidrapporteringsprogram för oss skulle åtminstone kunna tidsrapportera på kunder, på arbetstyper eller på frånvarotyper. Därutöver skulle det kunna “prata ihop sig” med vårt e-conomic system. Men särskilt det med att kunna dela upp i systemet var viktigt för oss. Jag har några kunder som kör på fasta avtal som inte ska faktureras, och sedan har jag några kunder som kör på timbasis som ska faktureras.”
“En annan viktig faktor är förmågan att registrera var man kör. Vi är ibland ute och kontrollerar tomma bostäder på de fastigheter vi förvaltar. Med GPS-funktionen kan vi dokumentera att vi har varit där, och vi kan se när våra medarbetare senast var ute och kontrollerade, förklarar Victoria Svendsen.
“Nu kan jag se till att folk är uppdaterade”
Det helt väsentliga för varje företag som överväger att byta system är naturligtvis att både ledningen och medarbetarna kan navigera i allt det nya. Detta var också en viktig faktor för Victoria Svendsen – och redan vid implementeringen av Intempus kände hon att deras frågor togs om hand.
“Redan när vi skulle implementera det tyckte vi att det var mycket användarvänligt – och vi fick en riktigt bra introduktion till Intempus. Dessutom har supporten varit med oss hela vägen. Både när det gäller att få det att fungera korrekt, men också om vi hade frågor under tiden. På så sätt var vi själva väl insatta i systemen innan vi involverade våra medarbetare i det. Det gjorde att våra medarbetare inte kände att förändringen var så stor. De kände att det fanns kontroll på det.”
Netop medarbetarens upplevelse av Intempus var en viktig övervägning för Victoria Svendsen. Lyckligtvis har hon fått riktigt god feedback på systemet:
“Våra medarbetare har tagit det riktigt bra emot det, eftersom det är så lätt att tidsregistrera. Därutöver har vi inrett det så att vissa medarbetare bara kan se de kunder som de själva hanterar. På så sätt sitter de inte med en lång lista av saker som de inte behöver. Det har gjort det mycket enklare för våra medarbetare i vardagen, avslutar Victoria Svendsen.
