Energibolaget GEV har förbättrat sitt administrativa arbete med Intempus. Det digitala systemet matchar den flexibilitet som ett företag som deras behöver. Administrationschefen på GEV, Marianne Nyborg Carl, har nu mer tid för de uppgifter som tillför värde till företaget och hjälper dem att förverkliga sin vision.
Intempus erbjuder kvalitetssäkring
Energibolaget hjälper till med operativa uppgifter samt kundservice och ekonomiska uppgifter för affärspartners, och bytet till ett digitalt system har sparat tid på faktureringsuppgifter.
“Vi använder Intempus för att säkra allt - både internt och externt. Det innebär också en rättvis fördelning av vår tid till de partners vi har. Eftersom vi har så många olika operativa uppgifter sparar Intempus faktureringstid åt oss.” - Marianne Nyborg Carl, administrativ chef på GEV.
GEV är ett energibolag som fokuserar på den gröna omställningen, och enligt Marianne finns det nu mer tid att satsa mer på detta.
’’Vi stärker vår egen organisation genom att ta på oss fler uppgifter och hjälpa till i närområdet, och här gör det stor skillnad att vi kan vidarefakturera de saker vi använder.’
Från skepticism till förtroende
All förändring kan vara skrämmande, och det har den varit för medarbetarna på GEV. Enligt Marianne krävdes det tydlig kommunikation från ledningen, och medarbetarna var tvungna att försäkra sig om att systemet inte var ett försök att övervaka dem, utan att det var ett sätt att säkerställa att registreringen var felfri.
’’I början var det en utmaning för en del medarbetare som kände sig övervakade, men med Intempus kan man ta fram varje medarbetares data och göra uträkningarna tillsammans med dem. Detta har varit till stor hjälp och har gett medarbetarna förtroende för att vi har effektiviserat och gjort färre fel i systemet till deras fördel. Intempus var bra på att göra oss redo för den övergången.’
Intempus hjälpte till att lyfta den administrativa uppgiften och fick ledningen att känna sig väl förberedd inför övergången. Marianne är inte i tvivel om att hon som administratör också har fått mycket mer överblick och tid med den digitala lösningen.
’’Utmaningen var att vi var tvungna att anpassa våra hjärnor till att byta och tänka på tidsregistrering från PC till telefon med appen. Men det är tusen gånger enklare att använda telefonen, och systemet har förfinats och fortsätter att göra det. Det har ett stort värde för vårt företag.’’
Ett enkelt system för en komplex verksamhet
GEV har både timanställda och tjänstemän. Denna mångfald av arbetsprofiler innebar att det fanns olika ersättningsformer och kollektivavtal att ta hänsyn till, vilket ställde höga krav på ett nytt tidrapporteringssystem som kunde tillgodose alla typer av anställda:
’’Vi lärde känna Intempus när vi skulle byta ekonomisystem, och jag var faktiskt lite försiktig eftersom det var ett ungt företag. Men Intempus hade flexibiliteten att få det att fungera med vårt finansiella system, och det var det som gjorde skillnaden. Jag har inte blivit besviken på beslutet.’
En funktion som administrationschefen är särskilt nöjd med är att hon kan hålla en överblick och samtidigt förlita sig på att medarbetarna registrerar sina timmar korrekt så att standardarbetstiden följs.
’’Ni gör det enkelt - både för vår bokföring och för våra medarbetare. Vi kan ta ut all information vi behöver för varje anställd, och jag kan hålla reda på normal arbetstid och få en överblick - och naturligtvis fakturera det vi behöver.’ - Marianne Nyborg Carl.
Digital lösning för ett visionärt företag
Ett digitalt tidrapporteringssystem automatiserar mycket av det som tidigare var bokföring, och ett framåtblickande företag som GEV förlitar sig på den här lösningen.
’’Vårt företag rör på sig mycket och hela tiden. Därför behöver vi ett system som kan följa med oss, och Intempus gör det enkelt att lägga ut saker på entreprenad.’
GEV har hittat ett välfungerande digitalt system som kan anpassas till medarbetarnas individuella behov, oavsett om de är tim- eller löneanställda. Detta gör att företaget kan fokusera på sina egna visioner.
“Jag skulle alltid rekommendera andra att använda Intempus”, säger Marianne Nyborg Carl.
