Hos Hasseris Boligselskab har de oplevet, hvor stor en forskel ett flexibelt system kan göra. De har för allvar fått överblick över överenskommelser, övertid och tidsåtgång.

35 medarbetare på fyra olika kollektivavtal. Det är verkligheten hos Hasseris Bostadsbolag i Aalborg. Och just därför sökte de i början av 2018 ett system som kunde göra det lättare för dem att säkerställa att allt skedde enligt den enskilda medarbetarens kollektivavtal. 

Lösningen blev Intempus system, som Hasseris Bostadsbolag tog i bruk i april 2018. Hanteringen av kollektivavtal var just också en av de största kraven, då de började undersöka marknaden för digitala tidregistreringssystem. 

“Det har mer eller mindre varit avgörande för oss att systemet kunde ta hänsyn till kollektivavtalen. Övertid fyller enormt mycket för våra medarbetare. Så det är viktigt att systemet kan hantera kollektivavtalet, så medarbetarna känner att de får det de ska ha och inte blir lurade,” säger Christina Lyneborg Linnemann, redovisningsassistent hos Hasseris Bostadsbolag. 

Det var just flexibiliteten som gjorde att valet föll på Intempus. 

“För oss handlade det om användarvänligheten. Att alla kunde förstå systemet, och att det samtidigt kunde hantera många olika behov och många olika former av frånvaro. Intempus var mer flexibelt än de andra system vi tittade på. Intempus var det enda systemet där jag fick känslan av att det kunde hantera alla de behov vi hade,” berättar Christina Lyneborg Linnemann, redovisningsassistent hos Hasseris Boligselskab.

Ett ändrat ansvarsfokusmed ökat överblickt

En av de saker som Christina Lyneborg Linnemann och Hasseris Bostadsbolag hoppades att Intempus kunde lösa var den enormt tunga, manuella arbetsgången de hade tidigare, eftersom de samlade all data om de anställdas arbete i Excel-ark. 

Samtidigt hade Christina Lyneborg Linnemann med det gamla systemet svårt att dokumentera, om det var medarbetarnas registreringar eller hennes egna inmatningar, som var skulden till fel på lönebeskedet. 

“Det har skapat ett förändrat ansvarsfokus. Om det finns fel på lönespecifikationen nu, så beror det på medarbetarnas egna inmatningar. Det bidrar till att de får mer ansvar för sin egen frånvaro och ansvar för att det är det rätta som registreras”, säger Christina Lyneborg Linnemann. 

Samtidigt bidrar användningen av Intempus till en bättre överblick över tidsåtgången – till gagn för både administrationen och medarbetarna själva. 

“Arbetaren kan då se att han till exempel har hjälpt fem boende under dagen. Det ger översikt för arbetaren, men också en känsla av att han åstadkommer något under sin arbetsdag,” säger hon.

Möjlighet till statistik

Även på kontoret ger användningen av Intempus möjligheter som de inte tidigare har haft. Flexibiliteten i Intempus gör att de själva kan bestämma vilka och hur många olika uppgiftstyper, medarbetarna ska kunna registrera på. 

“Det ger oss en unik möjlighet att kunna göra statistik över hur många timmar som används på de enskilda uppgiftstyperna och på de enskilda avdelningarna. Vi har fått ett verktyg för att bedöma vad vi lägger vår tid på. Förr var det en gissning”, säger Christina Lyneborg Linnemann och fortsätter:

“Samtidigt fungerar som en säkerhet för dem. Registreringarna i Intempus kan nämligen användas som dokumentation gentemot de olika avdelningarna, om de inte menar att det används tillräckligt med tid på dem.”

Och så har bytet till Intempus inneburit tidsbesparing varje månad för Christina Lyneborg Linnemann. 

“Nu tar det mig bara en halv dag att göra lön istället för en hel dags arbete, som det var tidigare. Jag kan ta det jag behöver direkt ur Intempus utan att behöva rota igenom 50 olika kalkylblad”, – Christina Lyneborg Linnemann, redovisningsassistent hos Hasseris Bostadsbolag.

Hos Hasseris Boligselskab är både ledning och medarbetare glada över användningen av Intempus och de möjligheter det medför. 

De har fått ett verktyg för att säkerställa att allt följer de olika kollektivavtalen, och som samtidigt ger översikt till administrationen och medarbetarna. 

Christina Lyneborg Linnemann menar dock också att man måste vara medveten om sina behov innan man tar ett nytt system i bruk. 

“Man ska veta vad det är man ska använda systemet till, och vad man gärna vill ha ut av det. Till exempel vad det är för några statistiker man vill använda efteråt. Och så ska man vara skarp i sina avtal. Det är enklast att göra det rätt från början, avslutar hon.

Har du lust att läsa mer om vad Intempus kan göra för ditt företag inom fastighetsförvaltningsbranschen? Läs mer Här.