För fyra år sedan valde Tholstrup Consulting Engineers att integrera Intempus i sitt företag för att göra det enklare att hålla reda på interna och externa konsulttimmar. Idag hjälper tidrapporteringssystemet den administrativa chefen Philina Tholstrup att få en fullständig överblick över fakturerbara timmar, samtidigt som tidsregistreringen blir mer hanterbar för konsulterna.
På Tholstrup Rådgivende Ingeniører har man arbetat med kundrådgivning och driftsättning i många år. Med kvalitet, tid och ekonomi i fokus ger de varje dag råd i stora byggprojekt för att säkerställa att varje byggnad uppfyller alla parters framgångskriterier. Som ett företag som arbetar på timbasis för andra kunder i byggbranschen var det enligt deras administrativa chef Philina Tholstrup viktigt att ha ett system som kunde hålla reda på konsulttimmarna och säkerställa korrekt fakturering. Därför valde de att arbeta med Intempus strax efter att företaget startade för 5 år sedan.
“Vår tjänst är våra timmar. Därför var det nödvändigt att implementera ett timregistreringssystem så att konsulterna kunde registrera sina timmar på ett korrekt och tydligt sätt, och så att jag kunde få en överblick över hur mycket arbete som har utförts på en kund under en viss period och fakturera kunderna på grundval av detta. Vi valde Intempus” - Philina Tholstrup, administrativ chef på Tholstrup Consulting Engineers.
Från lågpraktiserande till automatiserade system
Innan Tholstrup Consulting Engineers skaffade Intempus hanterade de administrativa uppgifter via Excel, men i takt med att företaget växte från 2 till 3 och senare 8 anställda blev det tydligt för Philina Tholstrup att det behövdes ett mer hanterbart och automatiserat system. Idag har de en integration till e-conomic, vilket enligt Philina Tholstrup underlättar alla delar av bokförings- och faktureringsprocessen.
“Integrationen mellan Intempus och e-conomic är utmärkt. Det är enkelt, jag kan hämta all relevant information och alla rapporter som jag behöver. Jämfört med Excel är det en stor skillnad” - Philina Tholstrup, administrativ chef på Tholstrup Consulting Engineers.
För medarbetarna har det också varit lätt att låta Intempus bli en naturlig del av arbetsdagen. Efterhand som personalstyrkan har vuxit har man infört systemet en i taget, vilket har lett till att alla konsulter nu använder systemet utan problem.
Stöd är avgörande
För Philina Tholstrup har målet aldrig varit att få ett “stort, förkromat system som kan göra tusen saker”. Istället uppskattar hon den enkla och okomplicerade lösningen som kan uppfylla alla företagets behov på ett helt okomplicerat sätt. Samtidigt ser hon den personliga supporten som den avgörande faktorn för ett fungerande tidrapporteringssystem.
“Oavsett vilken fråga jag ringer om får jag ett bra svar. Och det är särskilt viktigt för mig, eftersom jag är den gammaldags typen som inte gillar videoguider. Jag vill mycket hellre ha personlig kontakt. Och Intempus har alltid svarat på ett sätt som gör att jag inte känner att det var en ”dum” fråga. De har verkligen något speciellt i sin kundsupport”, säger Philina Tholstrup.
Om hon till exempel behöver ta ut större och mer komplexa rapporter och data från systemet, eller om hon har en fråga om något mer tekniskt, tvekar Philina inte att ringa supporten för att få vägledning på plats.
“Jag är ingen IT-nörd, så jag behöver kunna ringa in till ett supportcenter där det inte sitter 300 personer, där man bara är ett nummer i kön och få ett standardsvar. Med Intempus har jag känt mig hjälpt redan från början på ett superbra sätt”, förklarar Philina Tholstrup.
Även om hanteringen av fakturerbara timmar för närvarande är det som företaget främst använder Intempus till, är Philina inte främmande för att använda fler av Intempus funktioner i framtiden, till exempel om företaget fortsätter att växa:
“Just nu kan Intempus göra allt jag behöver, men om vi fortsätter att växa kan vi komma att behöva fler funktioner senare”, avslutar Philina Tholstrup.
