Malmös A/S påbörjade i början av 2014 en ambitiös plan, som skulle digitalisera alla företagets arbetsflöden. En av de högsta prioriteringarna för den västsjälländska anläggningsentreprenören blev att få kontroll över företagets mantimmar med hjälp av mobil tidregistrering.
62 år på nacken. 80 medarbetare på lönelistan. Och en tiofaldig årsomsättning från 15 till 150 miljoner danska kronor inom de senaste 10-15 åren. En tillväxt som ställde nya krav på den interna organisationen i Malmos A/S. Därför sjösattes projektet ”Digitala Malmos” i början av 2014.
Arbetsprocesserna förvandlas till en IT-strategi
Projektet ”Digitale Malmos” fokuserade på hela processen från anbudsgivning och fakturering till timregistrering och lön till medarbetarna. För att bevara strukturen och styrningen i projektet anställde de Michael Gøthche som ekonomi- och IT-chef.
”Jag började för 1 ½ år sedan. Innan jag började hade jag rivit ut en dag ur kalendern där vi samlade samtliga kontorsfolk. Här tittade vi på vilka IT-systemer vi hade och vad kommande system skulle kunna, förklarar Michael Gøthche.
Tidsregistrering stod överst på önskelistan
När IT-strategin var klar, besökte Michael Gøtche Dansk Byggeris IT-mässa. Det var här, Michael Gøthche fattade ett beslut om, att tidsregistrering stod högst på önskelistan.
“Jag ville ha en lösning som var enkel för användarna och som var hållbar i längden, särskilt för mina anställda som skulle använda systemet. Det var en av de riktigt stora tankarna vid utvärderingen. Annars visste jag att det skulle bli svårt att få sålt idén om att byta ut papperslappar mot elektronisk tidsregistrering till medarbetarna, säger Micheal Gøtche.
En standardlösning med möjlighet till anpassning
Dessutom betonade Michael Gøthche att Malmos A/S skulle försöka hålla sig till en standardlösning. Det skulle göra inköpet billigare och inte minst säkrare, eftersom lösningen garanterat var mer beprövad.
“Även om Intempus till en början var en standardlösning, har vi haft möjlighet att sätta vår prägel så markant på Intempus att det har blivit en integrerad Malmos-lösning – Micheal Gøtche, ekonomichef och IT-chef på Malmos A/S
15 medarbetare testade appen
Då Intempus skulle implementeras i det 80 man starka företaget, bestod första steget i att få systemet provkört av några få medarbetare. Efter ett gemensamt möte hade 15 frivilliga i åldrarna 20-40 år snabbt anmält sig.
“Vi valde att använda fem minuter för att presentera Intempus under vår höstberedskap, där alla medarbetare samlas och får massor av information om Malmos enskilda funktioner. Sedan hänvisade vi till en lapp som de kunde skriva upp sig på om de ville bli ambassadörer, berättar Michael Gøthche.
Små, löpande anpassningar gjorde systemet bättre
Testpersonerna använde Intempus i tre månader. Det gav möjlighet att göra några löpande anpassningar, så att produkten anpassades till medarbetarnas arbetsflöden.
“Det är så lyckligt med Intempus, att sättet det är uppbyggt på, gör det mycket enkelt att komma med små justeringar. När ambassadörerna började, fick de en kort användarmanual av mig, där det stod de mest basala funktionerna om timregistrering, körning, maskiner, tillägg och traktamenten. De hade i stort sett inga frågor därefter,” avslutar Michael Gøthche.
Den 20 februari 2015 började alla Malmös medarbetare att rapportera sina timmar på mobilen. Ända fram till den 1 juli 2015 har det redan blivit 13 794 rapporteringar i Intempus.
