Det själländska takläggningsföretaget NovaTag A/S har ersatt manuellt inmatnings- och kalkylarbete med mobil tidrapportering, enklare lönekörningar och snabbare faktureringar. Särskilt ackordsarbete och arbetstidsregistrering har blivit enklare att hålla reda på med de nya IT-verktygen.
Innan Marianne Kristiansen mötte Intempus, använde hon oceaner av tid till att fakturera kunder och göra löner för de 9 timavlönade medarbetarna. Men det var utmattande och tidskrävande. Därför bestämde hon sig för att digitalisera företagets administration.
“Det är tio gånger lättare för mig att göra lönerna när medarbetarna själva matar in timmarna genom de förinställda satserna i Intempus,” – Marianne Kristensen, administrations- och marknadschef på NovaTag AB
Adjö till manuellt knappande
”Innan vi började registrera vårt arbete i Intempus, hade medarbetarna ett Excel-ark där de skrev in sina timmar och skickade till mig. Sedan flyttade jag över varje medarbetares timmar till ett samlat Excel-ark, varefter jag tog reda på vilka satser varje anställd skulle ha”, berättar administrations- och marknadschefen för NovaTag A/S.
Förutom att vara mentalt utmattande var den manuella tidrapporteringen extra komplex på grund av de många olika satserna.
”Vi kör både med timlön, ackordslön, 7-8 olika kilometersatser och två skattesatser. Det tycker jag tog alldeles för mycket tid med”, förtydligar Marianne.
Lättare att göra lön
Speciellt medarbetarnas ackordsarbete kunde vara överskådligt att hålla reda på. Men nu när de anställda själva rapporterar sina ackordstimmar, har det blivit lättare att göra lön i Danløn.
”Det är tio gånger lättare för mig att göra löner när medarbetarna själva matar in timmarna genom de förutbestämda satserna i Intempus. När jag ska göra löner kan jag dra en CSV-fil på varje medarbetare från Intempus över till Danløn. Därefter ska jag bara kontrollera att de har fått med allt och registrera manuellt om det har varit en sjukdag”, förklarar Marianne.
Fakturorna skriver sig själva
När allt arbete har rapporterats i Intempus behöver entreprenadchefen på NovaTag AB bara kontrollera att det har beräknats korrekt. Om arbetet godkänns hoppar tidsregistreringen automatiskt över till bokföringsprogrammet e-conomic, där det fungerar som grund för kundens fakturering.
”Jag tycker att det är befriande att timmarna från Intempus automatiskt kommer över på fakturautkastet i e-conomic. Det gör att det finns många saker jag inte behöver mata in från grunden när en faktura ska göras”, avslutar hon.
