Överskådlig, digital administration

NPC Målerfirma ApS har varit digital sedan sin grundläggning år 2005. Idag hanteras bland annat timregistrering och projektstyrning genom IT, vilket har gjort manuell inmatning överflödig och säkrat en ordentlig dokumentation gentemot kunden.

Då René Lohre startade som självständig målare år 2005 var visionen för den administrativa delen av företaget tydlig. Den skulle ske elektroniskt. Och den skulle kontinuerligt effektiviseras.

Två år senare fick René Lohpehre sina första anställda. Plötsligt fanns det fler timmar, fakturor och lönebesked att hålla koll på, vilket gjorde behovet av en överskådlig administration ännu större. Därför valde han att uppgradera sin tids- och projektstyrning.

“Grundläggande till varför vi väljer att köra tidsregistrering digitalt är mängden av resurser som vi sparar med det. Det är ju som regel min tid som sparas, eftersom det är jag som sitter med det administrativa. – René Lohpehre, ägare av NPC Måleriföretag

Ingen dokumentation gentemot kunden

”Vi har i stort sett alltid kört med digital tidsregistrering i mitt företag. Antingen har det varit via e-post, telefon eller direkt inmatning i diverse projektprogram. Vi har faktiskt aldrig använt fysiska tidrapporter,” berättar ägaren René Lohpehre.

När NPC Måleri började använda e-conomic, stötte René på Intempus. Kort därefter började målarna registrera sitt arbete på resande fot.

”Det finns två skäl till varför jag använder mobil tidsregistrering. Det ena skälet är att det är enkelt att dokumentera för kunden vad man har använt sin tid till. Det andra är att det kan spara en del administrativ tid,” förklarar René Lohpehre.

Slipp för manuell inmatning

Rätt tid är en viktig faktor då man som företagare ska hantera många olika uppgifter under en arbetsdag. Därför gör det en värld till skillnad för René, att svenskarna registrerar sin tid på språng, istället för att han knappar in timmarna manuellt.

”Anledningen till att vi väljer att köra det digitalt är mängden av de resurser som vi sparar genom det. Det är ju som regel min tid som sparas, eftersom det är jag som sitter med det administrativa. Och det är bara enklare, att mina folk ute på platsen knappar in timmarna, så jag bara ska godkänna deras rapporter, förtydligar han.

Svärarna har ansvaret

Det ger också mindre besvär för René, att lärlingarna själva är ansvariga för att få registrerat precis och i tid. Det ger färre diskussioner när lönen ska utbetalas.

”Om ett fel skulle uppstå i rapporteringarna är det mycket bättre att det är medarbetarna som har knappat in timmarna, framför att det är jag. Då vilar ansvaret för att knappa in rätt nämligen först och främst på deras axlar”, framhäver René Lohpehre.

Bättre på att ge erbjudanden

En stor del av arbetet i målarbranschen sker på anbud. Om man inte har någon aning om hur många timmar man lägger ner på varje enskild uppgift, kan anbudsgivningen enligt René Lohpehre lätt baseras på slumpmässiga, föråldrade bedömningar.

”Intempus fungerar mest av allt som ett viktigt, internt digitalt projektledningsverktyg, som ger en bra överblick över hur många timmar vi lägger på de enskilda fallen. Det gör mig bättre på att ge anbud”, avslutar han.