Med 22 anställda och 3 fastigheter kunde den administrativa bördan snabbt växa sig stor och tidskrävande, men hos Prima Svin tillbringar direktör Thomas Søby Carstensen bara 3 timmar i månaden med att godkänna sina medarbetares arbetstid. All registrering av arbetstid sker nämligen digitalt i Intempus tidregistreringssystem ute i stallet.

I Ølstrup nära Ringkøbing ligger den danska svinproducenten Prima Svin A/S. Företaget grundades 2017 av kompanjonerna Torben Poulsen och Thomas Søby Carstensen, som idag äger 50 procent var av företaget. 

Trots den unga åldern har företaget redan gått från en produktion på ca 1600 suggor till en produktion på 4600 suggor, 180 000 smågrisar och 8000 slaktsvin, samtidigt som företaget idag har en foderfabrik för eget bruk. I december 2020 utökades verksamheten med tre fastigheter, och i samband med detta uppstod behovet av ett nytt tidregistreringssystem, som kunde hantera den nya företagsstorleken med både flera platser och en tredubbling av medarbetarna.   

Större företag, nya behov

Med den nya utvidgningen behövde Prima Svin en lösning där de kunde behålla översikten över medarbetarnas ankomster och avgångar samt enkelt få tillgång till medarbetarnas rapporter utan att fysiskt behöva finnas närvarande på alla tre platser. 

Och här kunde Intempus terminal för instämpling/utstämpling av tidregistret uppfylla det behovet. 

Med Intempus molnbaserade tidsregistrering kunde grisproducenten enkelt få tillgång till alla registreringar oavsett var han befann sig, och därmed slippa ta sig ut och hämta data lokalt på datorn på de olika egendomarna. Samtidigt var det även möjligt att se i realtid vilka medarbetare som hade checkat in och vilka som hade checkat ut, och på så sätt kunde översikten över medarbetarnas aktivitet enkelt bevaras. 

Ett system anpassat för både arbetsgivare och medarbetare

Efter ett kort implementeringsförlopp med Intempus, där företaget fick uppsatt en lösning som passade deras arbetsflöden, fick Thomas Søby Carstensen köra det lugnt och stilla in bland sina medarbetare, så övergången från det gamla systemet till det nya var så enkel som möjligt. 

Med hjälp från Terra Connect, som levererar hårdvara till jordbruksföretag, fick Prima Svin A/S installerat fysiska terminaler på sina tre platser, så medarbetarna enkelt kunde checka in på plats när de började arbetet och checka ut när det var paus eller arbetsdagen var avslutad. 

På den här måten säkerställde Thomas Søby Carstensen, att medarbetarnas arbetstid alltid registrerades korrekt:

“Man får lön när man är i stallet, och man får inte lön när man inte är i stallet.

Och med all färd registrerad direkt i systemet uppstår inte längre oenigheter kring arbetstid. 

3 timmars administration per månad

Liksom i många mindre företag är det direktören, Thomas, som sitter med det administrativa arbetet. Lyckligtvis gör den digitala tidsregistreringen att administrationsarbetet inte blir för tungt och tidskrävande. Faktiskt krävs det bara 3 timmar i månaden för Thomas Søby Carstensen att komma i ordning med medarbetarnas inrapporteringar.

“Med Intempus lägger jag ungefär 3 timmar varje månad på att godkänna och eventuellt korrigera registreringarna, och därefter får medarbetarna var och en en överblick över sina egna inrapporteringar”, säger Thomas Søby Carstensen.