På bemanningsföretaget Sjællands Vikarservice har man upplevt hur övergången till Intempus har tagit bort det kaos som tidigare rådde vid inlämning av tidrapporter. En förändring som sparar både tid och frustration.

Även om kalkylblad, böcker och kalendrar inte är en okänd vetenskap för revisorer, är Anne-Marie Olsen glad över att arbetsflödet effektiviseras eftersom hon är enskild näringsidkare.

Det är mycket att hålla reda på när mellan 40 och 80 vikarier skickar in tidrapporter för det arbete de har utfört för ett stort antal företag. Men den uppgiften har nu blivit enklare på Sjællands Vikarservice sedan de började implementera Intempus i små steg sommaren 2018.

För dem var önskan att införa en digital tidrapport baserad på de frustrationer som upplevdes av både bokförare och tillfälligt anställda när de registrerade timmar, säger VD Michael Joensen:

“Våra vikarier började ta bilder av tidrapporterna och skicka in dem via e-post. Tidrapporterna blev rörigare och rörigare och det tog längre och längre tid för oss att göra löner och fakturering.”

Enligt Michael Joensen tillbringade de i genomsnitt 25 timmar i veckan med att manuellt mata in informationen från de tidrapporter de fick in i ett Excel-ark för att organisera löneutbetalningar och fakturering.

Flexibilitetens lockelse

När Michael Joensen hörde talas om Intempus och möjligheterna med systemet kände han direkt att det skulle passa dem som företag.

“Det finns många fina system på marknaden, men Intempus är lätt att använda. Samtidigt kan vi få anpassningar som passar oss om det är något speciellt vi vill ha” - Michael Joensen, direktör på Sjællands Vikarservice

De började använda Intempus sommaren 2018, men det hade tagit dem nästan två år att komma dit. Michael Joensen hade väntat med att börja använda det eftersom han var rädd för en svår implementering.

“Men det visade sig vara vansinnigt lätt att komma igång eftersom det är ett mycket användarvänligt system, och det har definitivt varit viktigt för oss. Jag trodde att vi skulle behöva lägga mycket tid på att skapa ärendena, men så har det inte varit”, säger han och förklarar att de bara har haft några få utmaningar med att komma igång:

“Om det var något vi inte riktigt förstod kunde vi ringa in och bli guidade genom saker och ting. Intempus har varit extremt serviceinriktade och följt upp problem”, säger han.

Stor påverkan på företaget med digitala tidrapporter

Michael Joensen anser att Intempus har haft en stor inverkan på de förändringar som de ser nu sex månader senare.

“Det kaos som tidigare omgärdade tidrapporterna finns inte på samma sätt längre. Samtidigt kan vi också bättre förlita oss på de tidrapporter vi har. Varje dag tvingas vikarierna att tänka på när de kom, hur länge de tog rast och när de slutade igen. Det gör det hela mycket mer exakt”, säger Michael Joensen.

Och det är de tillfälligt anställda som har anammat systemet. Vikarier som tidigare inte lämnade in sina tidrapporter eller registrerade sina arbetstider går nu in varje dag och registrerar sina arbetstider", säger Michael Joensen.

“Även de vikarier som tidigare kämpade med tidrapporter berömmer det. Alla vikarier säger ’wow, vilket bra system’. Efter en fem minuter lång introduktion var alla igång eftersom det är så otroligt enkelt att använda”, säger han.

Integration underlättar arbetsflödet

För Sjællands Vikarservice och Michael Joensen var pricken över i:et att de kunde få integration till Dataløn och e-conomic inkluderat i paketet.

“Möjligheten till integration med e-conomic och Dataløn var en av anledningarna till att vi valde Intempus. Integrationen med Dataløn innebär att det nu är mycket enklare att göra löner. Samtidigt sparar samspelet mellan Intempus och e-conomic oss mycket underhåll av kunder och vikarier jämfört med att starta upp på andra plattformar”, säger han.

Och Michael Joensen har ett råd till dem som överväger att implementera Intempus:

“Ring Intempus och ta ett möte. Du får se hur det fungerar eftersom du får en demonstration. Det gör det mycket mer hanterbart, och man inser att det inte alls är svårt att komma igång." - Michael Joensen, direktör på Sjællands Vikarservice