Företaget sparade pappret till förmån för mobil tidsregistrering. I gengäld fick städföretaget finjustera den dagliga kommunikationen, särskilt för sina internationella anställda. Det gav tid till fler kunder – och råd till fler anställda.
Peter Nielsen, verkställande direktör i Suveren, ägnade alldeles för stor del av sin arbetsvecka åt att instruera sina medarbetare över telefonen och hålla ordning på deras tidrapporter.
Men i juni 2014 skulle det vara slut med den överflödiga kommunikationen. Det behövdes nya metoder för att effektivisera administrationen och växa affärerna. Därför inledde Suveren ett samarbete med Intempus.
“Vi har fått en gigantisk överblick och kan följa våra medarbetares arbete från dag till dag, så vi kan få stängda ärenden och fakturera samma dag.” – Peter Nielsen, verkställande direktör i Suveren
Sparar 20 kontorstimmar i veckan med mobil tidsregistrering
Valet föll på Intempus, eftersom det både var skräddarsytt för Suverens behov av tidsregistrering och kunde integreras med e-conomic.
“Det har verkligen varit ett effektivt verktyg för oss. Jag skulle nog inte ens ljuga om jag sa att jag har sparat 20 kontorstimmar i veckan. Det ligger i alla fall däromkring,” berättar Peter Nielsen och utvecklar:
“Förr åt det upp oss i timmar och energi att behöva sitta med allt pappersarbete. Man riskerade ofta att fakturera kunden för lite, eftersom man fick timrapporterna för sent.”
Med det nyfunna överskottet kom det också massor av tillväxt. På ett års tid gick Suveren från 15 till 43 anställda, samtidigt som omsättningen steg markant. Det har bara gjort behovet av mobil tidsregistrering ännu tydligare.
Sedan introduktionen har medarbetarna i Suveren nämligen varit flitiga till att använda Intempus på daglig basis. De första fem månaderna av 2015 har de gjort 5600 inrapporteringar. Det motsvarar 1120 registreringar per månad och 52 per dag.
“Jag känner en enorm skillnad eftersom vi registrerar mer exakt och får med alla timmar. Vi har fått en enorm överblick och kan följa våra anställdas arbete dag för dag, så att vi kan avsluta ärenden och fakturera samma dag,” säger Peter Nielsen.
Exakta arbetsbeskrivningar har givit färre missförstånd
Särskilt företagets utländska arbetskraft har haft glädje av den nya kommunikationsformen. Även om alla går i språkskola och löpande lär sig att tala danska, har appen minimerat missförstånden mellan kontoret och medarbetarna på språng.
“När jag skapar projekt skriver jag ofta en kort, precis kommentar till saken. Därefter skickar jag ett sms med projektnumret till medarbetarna, som ska ut på uppdraget, så att de själva kan se var de ska arbeta, och vad de ska göra. Det sparar både dem och mig massor av överflödiga telefonsamtal, avslutar Peter Nielsen.
