Hos VAM A/S fick de tänka digitalt när de för drygt ett år sedan skulle diskutera hur de bäst förbereder företaget för framtiden. Därmed blev Intempus och Inspectly en naturlig del av deras nya digitala strategi. Det sparar dem tid och ger mer nöjda kunder.

Med 66 år bakom sig, 155 anställda och utnämningen av 3F som Årets Arbetsplats 2014 är byggföretaget VAM A/S ett väletablerat och stabilt företag med fokus på utveckling. Men ibland krävs det lite extra för att säkerställa att man även i framtiden ligger i framkant. 

Därför har VAM de senaste åren satt igång en digital strategi och utforskat de många digitala möjligheter, som kan bidra till att göra arbetet mer effektivt, överskådligt och tidsbesparande. 

Själva önskan om effektivisering och optimering är en av orsakerna till att VAM i maj 2018 började använda Intempus och deras digitala tidregistreringssystem. 

“Vi hade ett mål att bli mer digitala, och vi såg tidrapportering som en naturlig del av företagets digitaliseringsprocess”, berättar Jesper Vang, som är kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöchef på VAM. 

Strax därefter började VAM använda Inspectly, och båda systemen stod i skarp kontrast till hur företaget tidigare hade hanterat tidsrapportering och kvalitetssäkring. Tidigare skedde tidsrapporteringen nämligen på papper eller i Excel, och därefter behövde tidsrapporteringarna, maskiner, körning och så vidare matas in igen. 

Det betyder enligt Jesper Vang att implementeringen av Intempus har sparat VAM en arbetsgång.  

Digital integration sparar tid

En av de stora orsakerna till att VAM valde Intempus och Inspectly efter att ha undersökt marknaden för digitala lösningar för tidrapportering och kvalitetssäkring, var att företaget önskade system som kunde dela data. Det kunde Intempus och Inspectly, och det innebar att det inte behövdes en tredjepart för att utveckla en integration. Det var både resursmässigt och ekonomiskt fördelaktigt för VAM. 

Att systemen kan integreras både med varandra, men också med andra system, gör att VAM slipper skapa ärenden i alla program. Istället kan de skapa ärendet på ett ställe, och då är det automatiskt i alla system. 

“Integrationen sparar oss otroligt mycket tid. Ofta behöver en medarbetare ett ärendenummer omedelbart, och då hjälper det inte att vi först ska behöva skapa det i alla system. Integrationen gör att våra medarbetare snabbare kommer igång med arbetet” – Jesper Vang, Kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöchef hos VAM A/S.

Systemer, som är lätta att använda

Förutom integrationen hade den stora användarvänligheten i Intempus system också stor betydelse för VAM:s val av system, berättar Jesper Vang: 

“Applikationens uppbyggnad påminner om hur vi brukade registrera timmar på papper, vilket gör det enklare för medarbetarna. Appen har ett modernt utseende och är enkel att använda. Samtidigt behövde vi ett system där vi kunde registrera maskinerna på de enskilda projekten. En möjlighet som Intempus erbjöd. 

Likaledes var digitaliseringen av företagets kvalitetssäkring en nödvändighet. 

Att digitalisera företagets kvalitetssäkring säkerställer stabila arbetsprocesser hela vägen runt. VAM:s utförande medarbetare kan nu dokumentera direkt på mobila enheter. Projektledarna kan löpande följa med, då allt sker i realtid. Det säkerställer att det är lätt att använda samtidigt som det frigör mer tid till andra uppgifter.

Inspectlys flexibla system har gjort att VAM har utvidgat sina digitala arbetsprocesser till andra områden; bristlistor, tillsynsanteckningar och serviceinspektioner. Det gäller även händelser, säkerhetsronder, riskbedömning och revision. 

Förutom att systemen ger mer valida siffror, har särskilt digitaliseringen av kvalitetssäkring med hjälp av iKontrol gjort det enklare att följa kundernas ökande förväntningar gällande kvalitet och leverans av dokumentation.

Medarbetare sparar tid

Personalet på VAM har också anammat systemet. Jonas Taasti är anläggningsstruktör på företaget och han var mycket positiv när ledningen presenterade Intempus och iKontrol för personalen förra året. 

“Jag tänkte att det var dags. Som företag är vi ju tvungna att följa med tiden och göra arbetsflödena så enkla som möjligt. Teknologin finns där för att hjälpa oss – och det känner jag att den gör.  

Det är särskilt på tiden som Jonas Taasti märker skillnaden: 

“Det har förenklat min vardag, och jag sparar varje dag tid genom att inte behöva anteckna på papper, lämna in lappar osv. Jag råkar inte längre ut för att en ritning har blivit våt av regn och inte längre går att läsa” – Jonas Taasti, anläggningsarbetare på VAM A/S

“Jag har allt samlat digitalt, och det ger en trygghet för att så länge jag har min telefon med, så har jag allt vad jag behöver”, säger Jonas Taasti. 

Digitalisering är en nödvändighet

Hos VAM vet de väl att digitala lösningar är en förutsättning för att kunna följa utvecklingen i branschen och vara i front. Därför fortsätter de att optimera och digitalisera alla arbetsprocesser där det ger mening att digitalisera. 

“Det är alltid en investering när vi introducerar ett nytt digitalt system, och det går en hel del timmar att få systemet igång. Därefter skördar vi också frukterna av att ha ett system som till stor del är självförsörjande”, berättar Jesper Vang. 

För VAM är digitaliseringen av arbetsprocesser en nödvändig utveckling, som under processen också är otroligt lärorik. Jesper Vang har även ett gott råd till företag som överväger flera digitala lösningar:

“Det lättar processen, om man som företag känner sina behov, innan man börjar söka efter och implementera ett nytt digitalt system, säger Jesper Vang och avslutar:

För oss skapar system som Intempus och iKontrol en trygghet i att vi har koll på tidregistrering och kvalitetssäkring. Det skapar överskott i vardagen bland våra timavlönade, ledare och till våra kunder” – Jesper Vang, Kvalitet-, miljö- och arbetsmiljöchef hos VAM A/S.