De flesta företag har för längesedan digitaliserat centrala delar av administrationen. Lön hanteras i ett system, ekonomi i ett annat, projekt i ett tredje och tidsregistrering kanske i ett fjärde.
Därför är frågan sällan om företaget har de rätta digitala verktygen. Det intressanta är snarare hur data rör sig mellan systemen.
Ett systemlandskap kan bestå av bra lösningar och ändå skapa onödigt manuellt arbete om medarbetare måste exportera filer, kontrollera information och mata in data igen för att få processerna att hänga ihop.
Det är här som integrationer får sitt verkliga värde.
Tidsregistrering är ofta starten på flera processer
Tidsregistrering är ett bra exempel, eftersom samma data typiskt har betydelse för flera delar av företaget.
Registrerade timmar kan påverka lön och tillägg, utgöra grund för fakturering, ingå i projektekonomin och användas för att följa resursförbrukning och lönsamhet. Samtidigt kan uppgifter från exempelvis GPS- och flottstyrning användas för att stödja själva tidsregistreringen.
Tidsdata rör sig alltså inte nödvändigtvis bara i en riktning.
Data från andra system kan göra tidsregistreringen mer exakt och automatiserad, medan de färdiga registreringarna därefter kan skickas vidare till lön-, ekonomi-, projekt- och ERP-system.
Det gör tidsregistreringen till en del av ett större dataflöde snarare än en isolerad administrativ funktion.
En integration tar inte nödvändigtvis bort en process
Att två system är integrerade innebär inte automatiskt att arbetsflödet har förbättrats.
Det avgörande är, vilken data som flyttas, när den flyttas och var i processen medarbetarna fortfarande ska fatta beslut.
Det kan till exempel finnas god anledning till att timmar ska godkännas innan de skickas vidare till lön eller fakturering. Målet bör därför inte nödvändigtvis vara att automatisera alla steg.
Målet är att automatisera de steg där manuell hantering inte tillför något mervärde.
Om en administrativ medarbetare varje vecka exporterar godkända timmar från ett system och importerar exakt samma information i ett annat, finns det sällan mycket värde i det manuella mellanledet.
Om medarbetaren däremot kontrollerar avvikelser, tillägg eller projektfördelning kan den mänskliga bedömningen fortfarande vara viktig.
En bra integration handlar därför lika mycket om att definiera det rätta arbetsflödet som att sammankoppla två system.
Var ska data ha sin utgångspunkt?
När flera system arbetar med samma information uppstår en annan viktig fråga: Vilket system är utgångspunkten för de enskilda data?
Uppgifter om medarbetare kan till exempel finnas både i lönesystemet, tidsregistreringssystemet och ERP-systemet. Projektdata kan finnas på flera ställen. Och om uppgifterna uppdateras manuellt i flera system uppstår risken för att det finns olika versioner av samma data.
Ett sammanhängande systemlandskap kräver därför tydliga dataflöden.
Det ska framgå tydligt var informationen skapas och underhålls, vilka system som tar emot den och vad som händer när något ändras.
Det minskar inte bara dubbelregistrering. Det gör också datagrunden mer enhetlig inom hela företaget.
Automatisering börjar före integrationen
Integrationer handlar inte heller bara om att vidarebefordra färdiga tidsrapporter.
I moderna tidsregistreringssystem kan automatiseringen påbörjas redan innan medarbetaren registrerar sin tid.
I Intempus kan bland annat historiska registreringar, GPS-data och annan relevant information användas för att föreslå tidsregistreringar. Medarbetaren får därmed en välgrundad utgångspunkt som kan kontrolleras och godkännas direkt i appen.
Med bilregistrering kan processen automatiseras ytterligare. Här skapar systemet registreringarna i förväg, och medarbetaren ska främst reagera när arbetsdagen avviker från det förväntade.
När de godkända uppgifterna därefter kan vidarebefordras till företagets övriga system uppstår ett mer sammanhängande flöde – från de uppgifter som ligger till grund för tidsregistreringen till de system som därefter använder resultatet.
Det intressanta är inte antalet integrationer
Ett stort antal integrationer är inte i sig ett mål.
En relevant integration är en sådan som eliminerar ett manuellt steg, förbättrar datakvaliteten eller förenklar en befintlig process.
Därför är det meningsfullt att betrakta företagets systemlandskap som en helhet:
- Var registreras samma uppgifter mer än en gång?
- Var sker manuell export och import av data?
- Var uppstår vanligtvis fel eller behov av kontroll?
- Vilket system bör ligga till grund för de enskilda uppgifterna?
- Vilka steg kräver egentligen mänsklig bedömning – och vilka gör det inte?
Svaren på dessa frågor säger ofta mer om företagets integrationsbehov än en förteckning över de system som företaget använder.
Integrationerna måste passa in i företagets systemmiljö
Det viktigaste är därför inte att ha flest möjliga integrationer, utan att välja de integrationer som stöder företagets faktiska arbetsflöden.
Hos Intempus kan tidsregistreringen integreras med en rad löne-, ekonomi-, ERP- och vagnparkshanteringssystem. Syftet är inte att ersätta de system som företaget redan har valt, utan att göra tidsregistreringen till en integrerad del av den befintliga systemmiljön.
Den bästa integrationen är nämligen inte nödvändigtvis den man lägger märke till. Det är den som ser till att data hamnar på rätt plats utan att någon behöver flytta dem manuellt.
Här kan du läsa mer om integrationsmöjligheterna med Intempus.
