Eftersom arbetstidslagen trädde i kraft den 1 juli 2024 har flera företag fått behov av digitala lösningar för registrering av arbetstid. Samtidigt har antalet tillgängliga system vuxit, vilket kan göra det svårt att bedöma vilken lösning som passar bäst för företagets behov.
Ett tidregistreringssystem bör inte bara bedömas utifrån själva tidregistreringen. Funktioner, lagöverensstämmelse, integrationer, användarvänlighet och branschanpassning spelar en avgörande roll.
Denna guide går igenom de viktigaste kriterierna, som företag bör undersöka när de bedömer olika lösningar för tidrapportering.
1. Följer systemet dansk arbetslag?
Det första kriteriet är om systemet understöder de gällande kraven för registrering av arbetstid.
Enligt arbetstidslagen måste registreringen vara objektiv, pålitlig och tillgänglig. Företaget måste kunna dokumentera de anställdas dagliga och veckovisa arbetstid, och informationen måste lagras i minst 5 år.
Ett system bör därför kunna hantera:
- Registrering av enskild medarbetares arbetstid
- Dokumentation av historiska registreringar
- Åtkomst till data vid behov
- Stöd för regler som 11-timmarsregeln och 48-timmarsregeln
Det är viktigt att undersöka, om systemet är anpassat till svenska regler, då kraven kan variera från land till land.
Läs mer om det konkreta lagkrav på arbetstidsregistrering.
2. Har systemet funktioner för både medarbetare och administratörer?
Ett tidsregistreringssystem ska fungera för både medarbetare, som lägger in uppgifter, och administratörer, som ska kontrollera och använda data.
Medarbetare behöver vanligtvis ett enkelt sätt att registrera arbetstid, medan administratörer behöver funktioner för överblick, godkännande och rapportering.
Viktiga funktioner kan vara:
- Mobil åtkomst till registrering
- Administrationsöversikt
- Godkännande av timmar
- Rättelse av felregistreringar
- Rapportering av arbetstid
Före valet av system bör företaget undersöka, om både medarbetar- och administrationsdelen är täckt.
3. Kan systemet hantera mer än vanlig tidrapportering?
Många företag har behov av att registrera mer än bara arbetstimmar.
Beroende på företagets arbetsflöden kan funktioner som följande vara relevanta:
- Registrering av frånvaro
- Registrering av körning
- Registrering av projekt
- Ackordregistrering
- Registrering av kunder eller uppdrag
- Rapportering till lön och ekonomi
När fler typer av registrering samlas i samma lösning kan det minska manuellt arbete och göra datagrunden mer enhetlig.
4. Vilka integrationer stöds?
De flesta företag använder redan system för exempelvis lön, bokföring eller projektledning. Därför är integrationer ett viktigt kriterium vid val av tidrapporteringssystem.
Undersök bland annat:
- Vilka lönesystem systemet kan integrera med
- Om integrationerna är direkta eller kräver extralösningar
- Hur data överförs mellan systemen
- Om integrationerna underhålls löpande
Goda integrationer kan minska dubbelinmatning och reducera risken för fel.
Läs mer om hur integrationsmöjligheterna med Intempus.
5. Passar systemet till företagets bransch?
Behovet för tidsregistrering beror ofta på företagets bransch, arbetsform och hur de anställda utför sina uppgifter. Ett system som fungerar bra i ett kontorsföretag uppfyller inte nödvändigtvis behoven i ett företag där de anställda arbetar ute hos kunder, på byggarbetsplatser eller byter plats under dagen.
När man överväger ett tidrapporteringssystem bör man därför inte bara titta på de grundläggande funktionerna, utan även undersöka om systemet stöder de arbetsflöden som är typiska för branschen.
6. Vad är den totala kostnaden?
När man jämför tidrapporteringssystemer bör man titta på den totala kostnaden istället för enbart den månatliga kostnaden per användare. Den verkliga kostnaden beror ofta på flera faktorer, inklusive antal användare, valda funktioner, integrationer, konfiguration och eventuell hjälp med implementering.
En lösning med ett lågt grundpris kan bli dyrare, om nödvändiga funktioner eller integrationer kräver extra kostnader. Därför bör man alltid bedöma den samlade priset i förhållande till företagets behov och de arbetsgångar, systemet ska stötta.
En grundlig beräkning gör det lättare att jämföra lösningar på en rättvisande grund.
Läs mer om hur Intempus prispaket.
7. Vilket stöd erbjuds?
Support är en viktig del vid val av ett tidrapporteringssystem, eftersom en lösning bara skapar värde om den fungerar i praktiken för både medarbetare och administration.
Vid implementering av ett nytt system, kan det uppstå frågor kring konfiguration, användarrättigheter, integrationer och daglig användning. Därför bör man undersöka vilken hjälp som medföljer och om det finns tillgång till vägledning när behovet uppstår.
Det är också relevant att överväga om stödet passar företagets behov. Vissa företag behöver hjälp med den första installationen, medan andra behöver löpande stöd när medarbetare eller arbetssätt förändras.
En bra supportlösning kan göra implementeringen lättare, minska felregistreringar och säkerställa att systemet används korrekt över tid.
Sådan väljer du rätt tidsrapporteringssystem 2026
Valet av tidrapporteringssystem beror på företagets storlek, bransch och de arbetsflöden som systemet ska stödja. Det viktigaste är inte nödvändigtvis att välja lösningen med flest funktioner, utan att hitta ett system som uppfyller lagkraven, passar medarbetarnas vardag och kan integreras med företagets befintliga processer.
Genom att bedöma kriterier som funktionalitet, användarvänlighet, integrationer, pris och support blir det lättare att jämföra lösningar och fatta ett beslut på en informerad grund.
Vill du se hur ett modernt tidrapporteringssystem kan passa in i din verksamhet? Prova Intempus gratis i 14 dagar och få en överblick över funktionerna utan bindning. Du kan också ringa oss för ett oförpliktande samtal på +45 26 390 400.
