I takt med att organisationer samlar in mer data från sina dagliga aktiviteter uppstår nya möjligheter att använda denna information på ett strategiskt sätt. Till exempel kan dataanalys av anställdas registrering av tid och andra resurser ge värdefulla insikter som kan användas för att förbättra arbetsflöden, tidshantering och resursfördelning.
Datadrivet beslutsfattande - vad är det?
Datadrivet beslutsfattande handlar om att använda fakta och siffror för att förbättra organisationens strategier och arbetsflöden. I ett administrativt sammanhang kan data användas för att förstå hur arbetet fördelas och utförs och för att identifiera områden där resurserna kan utnyttjas bättre.
Ett tidrapporteringssystem kan t.ex. generera data som visar hur mycket tid olika arbetsuppgifter tar och hur mycket tid medarbetarna lägger på vissa projekt. Genom att analysera dessa data kan administrationen få en tydlig överblick över vilka arbetsuppgifter som är mest tidskrävande, vilka processer som kan optimeras och hur medarbetarnas resurser kan utnyttjas på bästa sätt.
Tidsuppföljningsdata - hur du får ut mesta möjliga av dem
Genom att analysera de data som genereras när medarbetarna registrerar sin tid och sina resurser kan du optimera inom följande områden:
Hantering av uppgifter: Med insikt i arbetsuppgifternas tids- och resursförbrukning kan administrationen lättare identifiera vilka arbetsuppgifter som kräver omorganisation eller om vissa processer kan automatiseras för att spara tid. Detta kan också bidra till att prioritera uppgifter bättre så att medarbetarna fokuserar på de mest värdeskapande uppgifterna.
TidshanteringMed hjälp av data från tidsregistreringssystem kan den administrativa avdelningen få en korrekt bild av hur medarbetarnas tid används. Det kan avslöja mönster, till exempel om vissa uppgifter vanligtvis tar längre tid än förväntat, eller om vissa anställda har en övervikt av administrativa uppgifter. Dessa insikter kan användas för att göra justeringar som gör det lättare att planera realistiskt och undvika slöseri med tid.
Fördelning av resurser: Dataanalys kan användas för att se till att resurserna fördelas så optimalt som möjligt. Genom att titta på hur mycket resurser som läggs på olika uppgifter kan administrationen bättre bedöma om det finns områden där resurserna antingen över- eller underutnyttjas. Uppgifterna kan också användas för att skapa ett mer balanserat arbetsflöde så att teamet inte blir överbelastat eller arbetar ineffektivt.
Utmaningar med dataanalys inom administration
Dataanalys kan öppna upp för många möjligheter, men det finns också utmaningar och fallgropar som är viktiga att ta hänsyn till:
För mycket data och brist på fokus: Med dagens teknik är det lätt att samla in stora mängder data, men all data är inte nödvändigtvis relevant. Det är viktigt att ha ett tydligt fokus och undvika att drunkna i värdelös information. Börja med att definiera specifika mål och frågor som datan ska besvara och koncentrera dig på de mest relevanta datakällorna.
Datasäkerhet och integritetTidrapportering och andra administrativa uppgifter kan ofta innehålla känslig information. Det är därför viktigt att se till att uppgifterna hanteras och lagras på ett säkert sätt i enlighet med dataskyddsbestämmelser som GDPR. Detta omfattar både korrekt lagring och begränsning av vem som har tillgång till uppgifterna.
Feltolkning av dataData kan vara värdefulla, men det krävs en grundlig förståelse för att tolka dem på rätt sätt. En feltolkning kan leda till dåliga beslut, t.ex. att man drar slutsatser utifrån kortsiktiga fluktuationer i data. Det kan därför vara en god idé att skaffa ett dataanalyssystem eller anlita några experter för att titta närmare på det.
Avsaknad av sammanhangData i sig kan ge viss insikt, men det är viktigt att förstå att data inte alltid speglar hela sammanhanget. Låg produktivitet i ett tidrapporteringssystem kan till exempel bero på faktorer som stress, förändrade arbetsförhållanden eller oförutsedda utmaningar som inte syns i datan. Det är därför viktigt att kombinera datainsikter med medarbetarnas erfarenheter och synpunkter.
Visualisera dina värdefulla data
Det är meningsfullt att kombinera ditt tidsrapporteringssystem med Business Intelligence för att få en optimal inblick i dina data. Intempus integreras med Microsoft Power BI, vilket innebär att din tidrapporteringsdata kan visualiseras för analys och rapportering, så att du alltid har den optimala överblicken och databaserade insikten i din verksamhet.
Läs mer om hur Microsoft Power Bi.
Genom att använda tidsregistreringsdata på ett strategiskt sätt kan administrationen både optimera arbetsflödena och låta alla team fokusera på de uppgifter som skapar mest värde. På så sätt kan datadriven administration inte bara öka produktiviteten, utan också öka medarbetarnöjdheten genom att säkerställa en rättvis och effektiv fördelning av arbetsbelastningen.
Vill du höra mer?
Kontakta en av våra duktiga konsulter för ett förutsättningslöst samtal om dina möjligheter, på mobil + 45 26390400 eller designa din egen lösning här:
