Övervakning är för de flesta nog ett negativt laddat ord. Människor vill gärna kunna vara i fred. Men om man annars inte har något att dölja, kan GPS-övervakning också vara ett enormt användbart redskap för att göra arbetsdagen enklare och smartare. Därför har Intempus just lanserat två nya GPS-baserade funktioner. Men är det övervakning av medarbetarna?
Hur skulle du känna om din arbetsgivare alltid kunde slå upp på en karta och se var du befinner dig medan du arbetar? Det är nog ganska individuellt och för övrigt fallet i många yrken – till exempel för buss- och taxichaufförer.
Intempus har i samband med Intempus 2.0 nyligen lanserade två nya funktioner; GPS-spårning och geofencing. Låt oss därför gå ner från helikoptern och presentera dem, innan vi flyger tillbaka upp i höjderna och diskuterar övervakningsperspektivet.
GPS-spårning
I Intempus 2.0 är det möjligt för administratören att öppna en karta där de olika medarbetarnas position kan avläsas – även bakåt i tiden. Funktionen är uppbyggd intelligent, så att den endast skickar positioner om medarbetaren rör sig, och den fungerar endast om medarbetaren för den aktuella inrapporteringen aktivt har tryckt på ‘Start GPS-tracking’.
Geofencing
Administratören kan på varje ärende definiera ett geografiskt område. När medarbetaren sedan befinner sig i detta område – och GPS-spårning är aktiverad – kommer Intempus automatiskt att registrera personens arbetstid. Likaså avslutas registreringen automatiskt när medarbetaren lämnar den berörda platsen. Därefter föreslår Intempus, baserat på de insamlade data, en inrapportering, som medarbetaren sedan bara kan svepa på för att godkänna.
Varför GPS-övervakning överhuvudtaget?
Som detta blogginlägg också har berört tidigare, kan riktigt många arbetsflöden göras smartare och enklare genom användning av GPS-spårning. Därför har vi allierat oss med Intempus VD och medgrundare, Christophe Zafiryadis, så att vi verkligen kan förstå vilka behov hos kunderna som ligger bakom de två nya funktionerna.
“Det har varit en del av en större strategi under lång tid att komma bort från tidsregistrering. Det kan låta underligt och ska inte heller förstås alltför bokstavligt. Men kunderna ska inte längre själva registrera tiden – de ska bara bekräfta de data som Intempus automatiskt har samlat in”, berättar Christophe Zafiryadis och tillägger att särskilt möjligheten att få säkerhet för att medarbetaren har varit på en bestämd geografisk plats har varit en stor önskan bland kunderna.
Dessutom har särskilt en bestämd yrkesgrupp varit till stor inspiration för det arbete som har satt ett markant avtryck på vardagen i Intempus under en längre tid.
“En av de stora inspirationskällorna till vår geofencing-funktion har varit de som utför vintertjänster. Det vill säga snöröjning och saltning. De har typiskt ett tvåsiffrigt antal kunder på en natt, då varje uppdrag ofta bara tar 10-20 minuter. Därför är det en enorm fördel att de inte behöver söka mellan sina uppdrag, utan bara får förslag på en färdig rapport redo för godkännande. De har också haft en stor önskan om att kunna dokumentera sin körning, eftersom det kan snöa ytterligare efter att de är klara.”
“Men det har verkligen varit en ögonöppnare, hur många anmälningar de gör. Några av dem har många tusen aktiva ärenden och skulle kunna göra helt extremt många anmälningar på en sådan natt,” säger Christophe Zafiryadis.
Är övervakning moralisk i ordning?
Genom hela utvecklingsprocessen har det varit en pågående diskussion om hur Intempus utvecklas så att det inte får karaktär av övervakning för övervakningens skull – och absolut inte dold övervakning. Från kundernas sida har det varit en önskan att få dokumentation för det utförda arbetet, liksom hela kärnan i Intempus är att samla in data om arbete utfört av en person. Och därmed ligger det i hela strategin om ökad automatisering en förutsättning att samla in data automatiskt. Vilket oundvikligen kan få en karaktär av övervakning. Så vilka svar har slutligen kommit i den interna diskussionen?
“Den automatiska GPS-övervakningen sker ju bara om den berörda medarbetaren trycker på ‘Starta GPS-spårning’. Det är helt medvetet, eftersom det på så sätt inte går att diskutera om medarbetaren är medveten om att en GPS-övervakning sker. Intempus ska inte vara ett övervakningssystem – det ska vara ett system som gör det enklare att registrera sina timmar och dokumentera svart på vitt att man har utfört sitt arbete”, säger Christophe Zafiryadis.
“Så måste det vara upp till arbetsgivaren att berätta för den anställde vilka villkor som gäller för att vederbörande kan vara anställd på den aktuella platsen, tillägger han.
Och där finns utrymme för ändringar – ifall det skulle visa sig nödvändigt.
“Omedelbart tycker vi att vi har följt vår grundtanke om hur det ska vara, men nu får vi se hur kunderna tar emot det. Det är också en ny funktion för oss, så vi är definitivt öppna för att se på eventuella anpassningar”, säger Christophe Zafiryadis och tillägger att GDPR har bidragit till att man har tänkt en extra gång över hur funktionen är sammansatt.
Och de knapparna kommer alltså att fortsätta att skruvas på. Så vad är planerna framåt?
Ännu mer automatisering
Såsom nämnts är det en klar strategi hos Intempus att manuell tidredovisning ska skjutas i bakgrunden – analogt såväl som digitalt. Data ska så långt som möjligt samlas in automatiskt, och det finns många tankar om hur den ambitionen kan uppfyllas i ännu högre grad.
“Vi vill gärna kunna hjälpa administratörerna när det gäller att planera rutter. Låt oss säga att det finns 50 rutter i Köpenhamn som ska snöröjas. Hur fördelar man dem smartast möjliga mellan medarbetarna? Eftersom vi vet var folk är, och var problemet är, kan vi kanske automatisera den delen. Det gäller väldigt många branscher, men särskilt transportbranschen”, säger Christophe Zafiryadis, som ser en avgörande anledning till att tiden blivit mogen för de nya Intempus-funktionerna.
“Den helt stora utvecklingen är att telefonen nu kan lösa teknologin i det här. Möjligheten har ju funnits länge, men har tidigare krävt en vilt dyr GPS placerad i en bil.”
Samtidigt vill Christophe Zafiryadis gärna lyfta lite på slöjan för vad som finns på ritbordet under den närmaste framtiden hos Intempus.
“Det kommer en funktion, som samlar upp spilletiden. Alltså tiden mellan man är på två ärenden. Det är typiskt transporttid, men där kommer kunden i förväg att kunna definiera, vad den tiden ska registreras som och därmed igen minska det manuella arbetet,” säger han.
Och på den lite längre sikt kan det vara i telefonens kalender som nyckeln till ytterligare automatisering ligger dold.
“Många konsultföretag skriver in alla sina uppdrag i sin kalender, så det kommer att ge Intempus lite data, som vi i sin tur kan använda för att generera förslag till rapporter, som man sedan bara behöver godkänna, avslutar Christophe Zafiryadis.
En digitaliserad lösning för det moderna företaget
Genom att implementera en digital lösning för tidsregistrering från Intempus kan ni säkerställa att ni behåller översikten över medarbetarnas varierande arbetsdagar, inklusive deras körtimmar och olika typer av frånvaro. Intempus integrerar även med olika löne- och bokföringssystem, vilket gör att data antingen automatiskt eller med några få klick kan överföras från det ena systemet till det andra. Ett oumbärligt verktyg för det moderna företaget, som kommer att effektivisera de administrativa uppgifterna för alla medarbetare – oavsett om de är på språng eller på kontoret.
Vill du höra mer? Ring oss på +45 26390400 eller boka en gratis och oförpliktande demonstration, där ni kan lära er mer om hur vi kan möta just era behov:
