Den 1 juli 2024 blev det obligatoriskt för alla arbetsgivare att införa ett system för att registrera arbetstagarnas arbetstid. Lagen antogs av Arbetsmarknadsdepartementet den 23 januari 2023. Syftet med lagen är att implementera EU-domstolens dom från 2019, som ställer nya krav på EU-länderna att registrera anställdas arbetstid.
Bakgrunden till den nya lagen
I juni 2019 beslutade EU-domstolen att dom om arbetsgivares skyldighet att registrera anställdas arbetstid att säkerställa att reglerna om dygns- och veckovila och maximal veckoarbetstid följs. Du kan läsa mer om EU-domstolens dom i blogginlägget här. Sedan dess har det pågått diskussioner mellan arbetsmarknadens parter och regeringen om hur denna EU-dom ska implementeras i den nationella lagstiftningen. En ny lag från Arbetsmarknadsdepartementet följer nu upp denna EU-dom. Du kan få tillgång till den slutliga lagen här.
Vad innehåller lagen?
Enligt lag är arbetsgivare skyldiga att ha ett system för att registrera de anställdas arbetstid.
Arbetsgivaren kan välja vilket tidsrapporteringssystem de vill använda för att uppfylla registreringskravet. Det finns dock ett krav på att det måste vara ett: ”objektivt, tillförlitligt och tillgängligt system för registrering av arbetstid som gör det möjligt att mäta varje anställds dagliga arbetstid”.
Det anges också att användningen av information som registrerats i systemet fortfarande omfattas av eventuella kontrollavtal som gäller för den anställde eller andra bestämmelser såsom GDPR.
Och medarbetarna måste också ha tillgång till sin egen information i tidrapporteringssystemet.
Dessutom bekräftar arbetsministeriet att det blir “...möjligt för arbetsgivaren att välja ett system för registrering av den dagliga arbetstiden där den dagliga arbetstiden endast behöver registreras av arbetstagaren de dagar då den faktiska arbetstiden avviker från den överenskomna och/eller schemalagda arbetstiden” (Arbetsmarknadsdepartementet). Det innebär att den anställde bara behöver registrera sig om arbetstiden avviker från vad som avtalats med arbetsgivaren.
Arbetsmarknadsdepartementets krav på införande av ett tidsregistreringssystem och skyldighet för arbetstagaren att följa detta gäller för de arbetstagargrupper som omfattas av lagen och reglerna om vilotid i arbetsmiljölagen.
Undantagsbestämmelsen
Som utgångspunkt bör du alla Anställda som får betalt för att utföra arbete åt en arbetsgivare registrerar arbetstiden i det valda systemet. Lagen innehåller dock en undantagsklausul eller “opt out” från reglerna om maximal veckoarbetstid, raster etc, inklusive 48-timmarsregeln. Opt-out klausulen är avsedd att göra det möjligt att utöka möjligheten att undanta flera arbetstagargrupper från reglerna om arbetstid, raster och viloperioder. Möjligheten kan vara aktuell för arbetstagare som har ledningsfunktioner och frihet att själva bestämma sin arbetstid eller för arbetstagare som inte behöver vara på arbetsplatsen under vissa tider.
Lagen förtydligar att möjligheten att avvika från bestämmelsen om att högst 48 timmar per vecka i genomsnitt får arbetas: “tillämpas i förhållande till anställda som omfattas av kollektivavtalsbestämmelser om jourtjänstgöring, inklusive lokala avtal om detta, och som utför samhällskritiska funktioner inom dessa områden” (§4a, stycke 2).
Särskilt följande anställda är undantagna från kravet:
- Arbetstagare som kan bestämma sin egen arbetstid, även kallat självorganisatörer
- Personal med ledningsfunktioner eller annan personal som har befogenhet att fatta självständiga beslut, t.ex. bolagets VD
Det är viktigt att understryka att endast ett fåtal personer kan undantas. Undantaget bör tolkas snävt, dvs. om du är osäker på om en viss anställd omfattas av kraven på tidsregistrering, så gör han eller hon förmodligen det.
Om en anställd är undantagen är det viktigt att det framgår av anställningsavtalet.
Varför är ett tidsrapporteringssystem en bra idé?
Som företag har du stor nytta av att implementera ett tidrapporteringssystem. Ett digitalt tidrapporteringssystem gynnar arbetsgivaren genom att spara tid på administrativt arbete och minimera manuella fel. Systemet ger en fullständig överblick över de anställdas timmar, semester, utlägg, körsträckor m.m. 48-timmarsregeln och 11-timmarsregeln. Det gynnar även den anställde, som kommer att uppleva att den dagliga tidsregistreringen blir enklare och mer flexibel, att övertidsreglerna respekteras och att inga semesterdagar går förlorade. Detta skapar de bästa förutsättningarna för en sund och produktiv arbetsmiljö.
Med ett flexibelt och användarvänligt tidrapporteringssystem från Intempus kan du få en skräddarsydd installation som är anpassad till de kollektivavtal som gäller i ditt företag. Dessutom kan systemet enkelt integreras med dina löne- och ERP-system, vilket gör att dina data kan flöda sömlöst mellan systemen och eliminerar administrativt dubbelarbete. Det kan inte bli enklare att följa arbetstidsreglerna och hålla koll på tiden och de anställda i din organisation.
Om du är intresserad av hur vårt tidsregistreringssystem kan optimera dina arbetsflöden är du välkommen att kontakta oss på telefon +45 26 390 400, eller för att boka en demo utan förpliktelser:
Källor: kromannreumert.com, bechbruun.com, Arbetsmarknadsministeriets förslag till lagstiftning, Den antagna lagen, Webinarium om löneskolan.
