Reglerna för skattefria traktamenten och reseersättningar kan vara komplicerade att förstå sig på. Här ger vi en överblick över reglerna och deras syfte. Vi visar också hur du enkelt och smidigt kan hantera skattefria traktamenten med ett tidrapporteringssystem som Intempus.
Reglerna om skattefria traktamenten - även kallade reseersättningar - är fulla av information och nyanser. Men på det stora hela är det ett riktigt bra regelverk som gör det enklare och inte minst mer flexibelt att driva företag. Du kan läsa mer om reglerna här.
Vad innebär ‘skattefria traktamenten’?
Dagtraktamente är till för dem som utför sitt arbete på en geografisk plats där de har extra kostnader för mat och/eller logi. Det kan till exempel vara en hantverkare som skickas till en annan del av landet för ett arbete som tar flera dagar och därför måste övernatta där. Kost- och logikostnader ska naturligtvis inte betalas ur egen ficka och arbetsgivaren har två alternativ för att kompensera för detta:
1) Arbetsgivaren kan ersätta den anställdes utlägg, vilket kräver att allt dokumenteras med kvitton.
2) Arbetsgivaren kan betala ut skattefria traktamenten.
Med skattefria traktamenten betalar den anställde sina utgifter ur egen ficka, men i gengäld får han eller hon ett fast, skattefritt belopp. Detta belopp är vanligtvis högre än de faktiska utgifterna, så den anställde tjänar pengar medan företaget slipper det administrativa besväret med att hantera kvitton - och kan dra av traktamentet.
Priserna för 2024 är enligt följande:
| Priser per dag | 2025 |
| Boende | 256 kr. |
| Mat och små förnödenheter till övriga anställda | 597 kr. |
| Diet för turistförare som reser i Danmark | 75 kr. |
| Kost för turistförare som reser utomlands | 150 kr. |
Kom ihåg att dokumentera dina kostvanor
Syftet med den skattefria reseersättningen är som sagt att bespara både arbetsgivare och arbetstagare en hel del administrativt krångel. Det går dock inte att helt undvika att behöva hantera dokumentation för att kunna göra den skattefria utbetalningen. Lyckligtvis är det den här typen av dokumentation som du kan strukturera och digitalisera.
Det är arbetsgivarens ansvar att hålla reda på följande:
- Resans affärssyfte och milstolpar
- Antal dagar med affärsresor
- Start- och sluttid för resan
- Beräkning av ersättningen, inklusive de använda procentsatserna
Antalet resdagar kan dock inte alltid härledas från resans start- och sluttidpunkt. En affärsresa kan t.ex. kombineras med en privat semester, och då är det viktigt att skilja affärsresan från den privata delen av resan.
Det finns ingen standardblankett för att kontrollera dessa uppgifter, men SKAT uppmanar dig att använda samma systematik för rapportering och beräkning varje gång. Det är arbetsgivarens ansvar att genomföra kontrollen, men eventuell saknad dokumentation faller också tillbaka på den anställde. Traktamentet är inte längre skattefritt om SKAT inte bedömer att resan uppfyller villkoren. Det är en individuell bedömning från fall till fall, så det finns inget generellt att säga om när man är berättigad till skattefri reseersättning. SKAT har dock några bra exempel nedan “Exempel på resesituationer”.
Använd Intempus för att rapportera dina resor
Letar du efter en digital, molnbaserad lösning som kan hantera registreringen av traktamenten? Intempus kan hjälpa dig.
En diet betalas ut baserat på ett specifikt arbetsuppdrag. Det kan vara en kund, ett möte eller liknande. I Intempus är traktamentsregistreringen alltid kopplad till ett så kallat ärende, vilket kommer att motsvara affärssyftet och delmålen med resan. Här kan du läsa mer Registrering av dieter i Intempus.
I det följande diskuteras de olika saker som behöver dokumenteras.
Antal dagar med tjänsteresor
Som standard kommer Intempus att beräkna antalet hela dagar och påbörjade timmar mellan resans start- och sluttid. Om det har förekommit privata ärenden längs vägen är det dock möjligt att justera beräkningen manuellt.
Start- och sluttid för resan
Det är obligatoriskt att välja start- och sluttid för resan.
Beräkning av ersättningen, inklusive de använda procentsatserna
Baserat på taxan omvandlar Intempus de rapporterade resdagarna till en total ersättning.
Använder du dig ofta av skattefria traktamenten? Och skulle du vilja prova att hålla koll på det hela via en app? Intempus gör det enkelt och automatiskt att rapportera traktamenten och andra utgifter - helt i enlighet med SKAT:s krav. Kontakta oss för en kostnadsfri och bindande demo för att få veta mer om dina möjligheter:
Du är också välkommen att ringa oss på +45 26390400
