5 tips: Använd arbetstidsuppföljning som en värdefull resurs

För att både administratörer och medarbetare ska få ut mesta möjliga av ett digitalt tidrapporteringssystem behöver man fundera på vad man behöver innan man väljer system. 

Är till exempel många av dina anställda tjänstemän som bara behöver registrera avvikelser från normal arbetstid? Behöver de rapportera körsträckor och utlägg? Är de anställda enligt olika kollektivavtal som systemet måste kunna hantera? Och har ni ett löne- och ekonomisystem som tidrapporteringssystemet måste kunna integreras med?

För att ta reda på vilka behov du har kan det vara bra att involvera ett urval av medarbetarna för att säkerställa att deras behov blir hörda och att de inte blir överväldigade av att behöva byta till ett nytt system senare.

Fördelarna med ett tidsregistreringssystem är störst om det är väl integrerat i medarbetarnas arbetsdag. Därför är det viktigt att du får en bra start när du inför systemet i din organisation.

På Intempus ser våra duktiga implementationskonsulter alltid till att du är väl förberedd för att få en bra start, och om du har några löpande frågor finns vårt supportteam redo att hjälpa dig varje vardag. Men det finns också en del saker som du behöver känna till - internt - som kan underlätta en bra implementering av systemet.

Med rätt lösning och utbildning kommer den administrativa personalen snabbt att märka att de får en bättre överblick över de anställdas arbetstider, semestrar, utlägg, körsträckor etc. och att det blir enklare och mer hanterbart att planera arbetstiden. 

Samtidigt kommer medarbetarna att upptäcka att den dagliga tidrapporteringen blir enklare och mer flexibel med ett digitalt verktyg till hands. Via Intempus app kan de alltid registrera arbete, körning, frånvaro och mycket mer. I appen kan de också alltid se sina arbetstimmar, semester, sjuktimmar, övertid, kompensationsledighet och mycket mer.

De timmar som de anställda registrerar kan användas som underlag för fakturering av kunderna. Intempus-appen gör det enkelt för medarbetarna att registrera timmar, körsträckor och utlägg så att kunden faktureras korrekt för de resurser som använts i projektet. De rapporterade uppgifterna kan också fungera som dokumentation om det uppstår oenighet eller missförstånd mellan dig och kunden.

Med en integration kan dina data från Intempus automatiskt överföras till ditt löne- och ekonomisystem så att de godkända rapporterna kan skickas till lön eller fakturering automatiskt eller med några få klick. Detta sparar mycket tid och manuella steg när du ska fakturera dina kunder.

Rätt tidsrapporteringssystem kan hjälpa dig att säkerställa att du följer gällande arbetstidsregler, inklusive regler som 48-timmarsregeln och 11-timmarsregeln. Överträdelser kan leda till böter för arbetsgivaren och en ogynnsam arbetsmiljö, så det är viktigt att du funderar över hur du ska följa reglerna.

Det är arbetsgivarens ansvar att följa reglerna - även om ditt företag har hundratals anställda och det kan verka överväldigande att granska alla anställdas (över)arbetstider och viloperioder. 

Men med ett system som Intempus kan du enkelt få en överblick över de rapporterade arbetstiderna och se till att det finns dokumentation som visar att reglerna följs. 

Har du anställda med fast lön och fast arbetstid? Då kan du dra nytta av automatisk registrering från Intempus. Med autoregistrering registreras medarbetarnas timmar automatiskt i systemet så att de bara behöver registrera sig själva om de avviker från dessa standardtimmar, t.ex. på grund av sjukdom, semester, kurser etc.

Se samtidigt till att du är på rätt sida om den nya lagen om registrering av arbetstid.