Arbetare, som registrerar sina timmar elektroniskt, ska mottaga en kopia av sin inrapportering, via e-post eller e-låda. Det gäller för arbetare under VVS-avtalet och EL-avtalet 2020-2023. Och det är företagets eget ansvar att säkerställa att de i samarbete med sin systemleverantör efterlever kravet.
Mot bakgrund av kravet på kopia av tidrapportering som beskrivs i VVS-kollektivavtalet 2020-2023, inledde TEKNIQ Arbejdsgiverne, en arbetsgivar- och branschorganisation för el, vvs och metall, tillsammans med VVS-företaget Vest VVS ApS ett klagomålsförfarande avseende lydelsen i detta krav redan 2022. Klagomålsförfarandets beslut blev att TEKNIQ Arbejdsgiverne, VVS ApS samt övriga företag som omfattas av kollektivavtalet skulle acceptera kravet. Beslutet ställer nya och högre krav på både företagen och det IT-system de använder för tidrapportering. Här i artikeln kan du lära dig mer om ärendet, dess konsekvenser för företagen och de inblandade parternas syn på saken.
Vad är bakgrunden till fallet?
I oktober 2022 blev det i en facklig tvistnämnd avgjort ett beslut som tolkade lydelsen i VVS-kollektivavtalets avsnitt om Arbetsordrar. Fallet rörde punkt 4 stycke 4, 2 i kollektivavtalet, som lyder:
“Om elektronisk tidrapportering används, måste den anställde få en kopia av sin tidrapportering till den e-postadress som den anställde har uppgett för arbetsgivaren, eller via e-lådan.
Grundläggande till att denna bestämmelse lades till vid avtalsförnyelsen 2020 var att det skulle vara möjligt att upptäcka eventuella oregelbundna arbetstidsregistreringar, och att den anställde skulle kunna se om det till exempel har beräknats korrekt lön. Samtidigt skulle det lösa problemet att en uppsagd anställd skulle förlora sin tillgång till och dokumentation för det registrerade arbetet om det endast fanns i tidsregistreringssystemet.
Högsta domare, Lars Hjortnäs’, beslut i skiljedomsprocessen löd:
“TEKNIK Arbetsgivarna och Vest VVS ApS ska erkänna att företagets medarbetare ska erhålla en exakt kopia av sin anmälan av arbetstid samt löneandelar, antingen via e-post eller via e-låda, när anmälan görs elektroniskt” och att “kopian skall sändas till medarbetarna i nära tidsmässig koppling med anmälan.”
Beslutet innebär att det inte räcker med att ha registreringen liggande i en tidregistreringsapp, varifrån registreringen senare kan dras ut tillsammans med de övriga registreringarna och göras till en gemensam översikt, som kan skickas till medarbetarens e-post. Tvärtom är det ett krav att skicka en elektronisk kopia av var och en rapportering till den anställde i “i nära tidsmässig anslutning till anmälan”.
Domskendelsen möter kritik
Avgörandet i skiljedomsprocessen har skapat debatt bland flera profiler inom administrationsbranschen och i de drabbade företagen. Bland dessa finns Christophe Zafiryadis, VD för det digitala tidrapporteringssystemet Intempus, som ställer sig oförstående till avgörandet. Han menar att beslutet inte överensstämmer med den IT vi har idag och att det är onödigt att skicka in anmälan via mejl eller e-låda till medarbetaren, om den redan finns fritt tillgänglig i appen.
“Helt grundläggande är det jag inte förstår att informationen ska skickas till medarbetaren och att det inte räcker att de har det tillgängligt, inklusive logg över ändringar och möjlighet att ladda ner data, direkt i tidsregistreringssystemet. Istället borde kravet lyda att medarbetarnas data ska vara tillgängliga för medarbetaren. Det skulle faktiskt gynna medarbetaren., anser Christophe Zafiryadis.
Kristoffer understryker i detta sammanhang att det med ett digitalt tidrapporteringssystem fortfarande kommer att vara möjligt för medarbetaren att få tillgång till sina data efter en eventuell uppsägning eller uppsägning, och att premissen för kravet därför inte håller.
Ekonomichef hos Dansk Kabel TV, Claus Rosendal Hansen, stöder detta synsätt. Han och hans medarbetare håller just på att ta reda på hur de ska efterleva kravet rent praktiskt.
“Jag tycker att kravet präglas av ett gammaldags tankesätt, där saker är statiska och oflexibla istället för moderna och mer flytande.”, säger Claus Rosendal Hansen oförstående.
Helt konkret kommer kravet till att betyda, att Claus, hans medarbetare och den administrativa personalen kommer att använda mer tid på det administrativa arbetet.
“Om medarbetaren gör en ändring i sin anmälan, ska de då få ytterligare ett nytt mejl? Det skapar ju en massa extra arbete för både medarbetaren och den administrativa personalen. Istället bör man utnyttja de möjligheter som finns i digital, online tidregistrering, där man ju alltid kan ha en löpande överblick som både medarbetare och administratör., säger han.
Icke nödvändigtvis en säker metod
Det är inte nödvändigtvis en 100% säker och krypterad metod att skicka ett kvitto för anmälan till medarbetaren via e-post, säger Christophe Zafiryadis:
“Ur ett dataskyddsperspektiv är det mycket osäkrare att skicka data via e-post än att den anställde kan komma åt den direkt via systemet där data skapas och är skyddad/krypterad. Det är som om de som fattat beslutet har en föråldrad syn på IT och tidrapportering”, säger han.
Därför kommer kravet enligt honom varken att öka säkerheten eller ge dem bättre överblick över sina timmar.
Vad skall ni som företag vara uppmärksamma på?
Om ni som företag använder elektronisk anmälan av arbetstid och omfattas av VVS-överenskommelsen eller EL-överenskommelsen 2020-2023, är det ert ansvar att säkerställa att IT-systemet som ni använder för anmälan kan uppfylla följande krav:
- Medarbetaren ska erhålla en korrekt kopia av sin rapport
- Kopian ska skickas till medarbetarens e-post eller e-låda
- Kopian ska skickas i nära tidsmässig anslutning till anmälan.
Om dessa krav inte följs kan ni som företag riskera att få böter för avtalsbrott.
Finns det utsikter till ändringar i kravet?
Med de pågående avtalsförhandlingar inom den privata sektorn – även känd som OK23 – blir det intressant att se om formuleringen i det nuvarande kravet på kopia av digital tidredovisning ändras eller om kravet bibehålls i sin nuvarande form. Du kan få en överblick och följa de senaste uppdateringarna i OK23-förhandlingarna i vårt blogginlägg. här.
Intempus anpassar sig till alla krav och regler
Med Intempus får ni ett tidregistreringssystem som följer alla nya krav och regler inom administration. Till exempel kan vi säkerställa att den anställde alltid kan komma åt sina data via webben och skriva ut till Excel om de önskar. De kan likaledes följa med i om det görs ändringar i deras registreringar, se vem som har gjort ändringen och när det har skett. De får också besked om det i systemet när dessa ändringar har gjorts. Och i händelse av uppsägning eller avsked, har de naturligtvis fortfarande rätt att få tillgång till sina data.
Är du nyfiken på att höra mer om Intempus, boka då en demo helt gratis och utan förpliktelser här:
Du är också välkommen att ringa oss på +45 26390400
Källor: VVS avtal 2020-2023 och Yrkesmässig tvistighetsavgörande ärende FV 2022-953
